Spécialiste en Logistique - Montréal, Canada - Banque de Montréal

Banque de Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

rue St-Jacques O Montreal Québec,H2Y 1L6

Assurer une variété de services de soutien administratif généraux et de tâches générales de bureau pour soutenir un ou plusieurs groupes d'exploitation et faciliter les opérations du groupe. Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour faciliter l'atteinte des objectifs d'affaires conformément aux politiques, aux procédures et aux contrôles applicables. Diagnostiquer et résoudre les problèmes courants selon les politiques, les procédures normales, les calendriers et les échéanciers; effectuer un suivi, aux fins d'audit, ou transmettre les problèmes non courants à l'échelon supérieur.
- Soutenir la gestion de changements de différents types et de différentes portées; se concentrer de façon générale sur les activités d'exécution et de maintien.
- Coordonner les tâches et établir le calendrier, prévoir les exigences relatives aux ressources, surveiller la qualité du travail, former le personnel, et enquêter sur les problèmes et les résoudre.
- Fournir une rétroaction verbale aux membres de l'équipe, ainsi que de l'information pour les évaluations du rendement.
- Attribuer les tâches en fonction des lignes directrices établies par le gestionnaire.
- Surveiller le comportement au travail et le respect des lignes directrices.
- Prendre des mesures immédiates pour gérer les infractions graves aux politiques ou aux règlements.
- Compiler, copier, trier et classer les documents sur les activités de bureau et les transactions commerciales.
- Administrer un système de classement pour assurer la disponibilité des rapports d'activité, des rapports d'exploitation, des formules et de tout autre document.
- Créer, tenir à jour et entrer des renseignements dans les bases de données.
- Préparer les demandes d'approbation de financement des projets du service.
- Assurer le suivi, la vérification et le traitement du budget du service et des factures pour les dépenses en immobilisations.
- Résoudre ou transmettre à l'échelon supérieur les écarts de facturation, conformément aux politiques et aux procédures relatives aux comptes fournisseurs, et aux ententes avec les fournisseurs.
- Aider à la coordination et au traitement des ordres de travail concernant les garanties, l'entretien et la réparation du matériel (ex., consigner les demandes d'entretien, les communiquer aux secteurs compétents pour qu'ils y donnent suite et en faire le suivi).
- Gérer les stocks de fournitures de bureau; vérifier le niveau des stocks en réserve; passer les commandes de fournitures de bureau et en faciliter l'exécution; et vérifier la réception des commandes.
- Planifier les réunions et coordonner le matériel audiovisuel nécessaire, la restauration, l'aménagement des salles et les téléconférences.
- Faire les réservations de voyage et préparer les itinéraires des gestionnaires.
- Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale; répondre aux demandes de renseignements ou les transmettre à l'échelon supérieur pour qu'on y donne suite.
- Faciliter l'élaboration d'un message personnalisé; à cette fin, rédiger, réviser et distribuer le matériel de communication (ex., correspondance, ordres du jour, présentations, propositions, rapports, courriels de masse, et politiques et procédures) et acheminer les communications sortantes.
- Traiter les modifications et les mises à jour des procédures du service aux fins d'approbation par le gestionnaire, en veillant à ce que les nouveaux renseignements et les nouvelles procédures soient communiqués à l'équipe.
- Vérifier les feuilles de présence des employés, recueillir les données de présence du personnel et en faire le suivi (ex., heures supplémentaires, congés de maladie et jours de vacances) conformément aux lignes directrices applicables pour en assurer la cohérence et déterminer la disponibilité des employés.
- Assurer la liaison avec les unités d'affaires internes et les fournisseurs externes afin de coordonner et de mettre en œuvre les changements à apporter aux locaux pour adapter le milieu de travail aux employés contractuels et aux membres du personnel qui arrivent dans l'organisation ou qui la quittent (ex., relocalisations, planification des bureaux et besoins de nouveau mobilier), en veillant à ce que les opérations soient interrompues le moins possible.
- Exécuter des tâches complexes et diversifiées en respectant les règles et les limites établies; gérer au besoin les demandes de transmission à l'échelon supérieur des autres employés.
- Analyser les problèmes et déterminer les prochaines étapes.
- Des tâches et des responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin.** Qualifications**:

- Généralement de deux à trois années d'expérience professionnelle pertinente et/ou certification dans un domaine connexe souhaitable,