Technicien(Ne) en Administration - Montréal, Canada - Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

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Description

L'Institut national de psychiatrie légale Philippe-Pinel est un hôpital suprarégional de 3e ligne, ultraspécialisé en psychiatrie légale. L'Institut, à titre d'établissement de pointe, détient une mission nationale qui lui confère le rôle de soutenir et de conseiller les établissements ainsi que le MSSS quant au déploiement de l'offre de soins et services en psychiatrie légale et en santé mentale et justice.

L'Institut offre une gamme de soins et services dans un environnement sécuritaire et exceptionnel qui dépassent de loin les perceptions habituelles. Ses 30 médecins et 1200 employés s'inscrivent dans une philosophie de soins qui vise l'amélioration continue des pratiques cliniques et organisationnelles en vue d'atteindre l'excellence. L'Institut offre une qualité de vie professionnelle favorisant la formation continue, l'acquisition et le développement d'expertises et des compétences.

**Description du poste**

Sous la responsabilité du chef du département de psychiatrie:
Assister le chef du département de psychiatrie dans l'exercice de ses fonctions administratives par l'organisation et la production de divers travaux de manière à fournir un support opérationnel efficace.
Tenir l'agenda du chef du département de psychiatrie
Fournir elle-même réponse aux questions de sa compétence en l'absence du chef du département de psychiatrie
Selon des méthodes qu'elle doit établir ou modifier selon les besoins, exercer, de façon autonome, des fonctions complexes à caractères administratif et clérical.

**Sommaire des tâches**

**1. Réunion du département de psychiatrie**
- Soutenir la planification, en début de l'année académique, de l'horaire des réunions du département de psychiatrie avec le chef du département et en assurer la diffusion
- Convoquer les réunions hebdomadaires du Département de psychiatrie ou toute autre réunion, à la demande du chef de département
- Préparer et distribuer les documents inhérents s'il y a lieu
- Réserver les salles et équipement requis
- Confirmer et accueillir les conférenciers du département de psychiatrie s'il y a lieu
- Assister aux réunions administratives et cliniques du département de psychiatrie et rédiger les comptes rendus et en faire le suivi lorsque requis
- Assister aux réunions de service du département de psychiatrie et rédiger les comptes rendus et en faire le suivi lorsque requis;
**2. Dossiers universitaires des médecins psychiatres**
- Soutenir les médecins psychiatres dans leur demande de nomination, de renouvellement ou de promotion de leur statut universitaire
- En collaboration avec la DSP, soutenir les médecins psychiatres dans leur demande de renouvellement hospitalier
- Mettre à jour leur curriculum vitae
- Transcrire leur lettre de demande de statut
- Transcrire la lettre de recommandation du chef de département
- Faire suivre la demande à l'Université
- Assurer et coordonner la tenue des dossiers universitaires des psychiatres
- Assurer le suivi des échéanciers
- Planifier réunions ou entretiens avec le chef de département

**3. Absences des médecins**
- Garder à jour la liste des congés et des absences des médecins
- Informer les personnes concernées des absences des médecins et du nom des personnes désignées pour les remplacer

**4. Activités de formation continue pour les médecins-psychiatres**
- Compiler sur Excel les présences des psychiatres pour chacune des activités scientifiques agréées par le Collège des médecins
- Faire un rapport statistique annuel des présences aux activités pour chaque psychiatre, en tenant compte de la pondération associée à chacune d'elles
- Rédiger les contrats nécessaires à l'accueil des médecins-psychiatres provenant de l'extérieur du pays pour compléter une formation à l'Institut
- Soutenir les démarches nécessaires à l'agrémentation des activités de formation continue
- Soutenir lors des vendredis de la psychiatrie

**5. Autres tâches**
- Soutien administratif lorsque le chef du département agit comme président d'un comité (Par exemple, sous-comité des situations complexes et-ou récurrentes du comité directeur des mesures de contrôle)
- Soutien planification liste de garde
- Faire signer facturation, photocopie pour dossier aux médecins et faire l'envoi courriel
- Exécuter différents travaux d'ordre administratif ou scientifique pour les psychiatres
- Préparation de lettres, présentations Powerpoint, tableaux, transcription de textes scientifiques ou autres
- Soutenir le chef du Département de psychiatrie et les médecins qui ont des tâches d'enseignement dans leurs fonctions
- Soutenir le chef du Département de psychiatrie dans les demandes d'agrément en lien avec l'Université ou l'Institut
- Planifier entretiens et réunions à la demande du chef de département (Par exemple, des entretiens pour le recrutement)

**Exigenc