Agente ou Agent de Secrétariat - Bas-Saint-Laurent, QC, Canada - Ministère des Transports et de la Mobilité durable

Ministère des Transports et de la Mobilité durable

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Bas-Saint-Laurent, QC, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ?

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Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous

**Agente ou agent de secrétariat**
- **Direction **:Direction générale du Bas-Saint-Laurent-Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine
- **Service **:Direction de la planification et de la gestion des infrastructures Bas-St-Laurent
- **Nombre d'emploi à pourvoir **:1
- **Statut de l'emploi **:Régulier
- **Lieu de travail**: 92, 2e Rue Ouest, Rimouski
- **Télétravail**: en mode hybride (télétravail et présentiel en fonction de la politique gouvernementale)
- **Horaire de travail** : 35 heures par semaine
- **Date prévue d'entrée en fonction**: Mai 2023

**Les défis que nous vous proposons**

Sous la supervision du directeur, la personne titulaire de l'emploi exerce un rôle essentiel auprès de l'ensemble des membres du personnel de la Direction. Reconnue pour son professionnalisme, sa rapidité d'action et sa discrétion exemplaire, elle leur assure un soutien administratif favorisant ainsi leur efficacité. En ce sens, elle planifie, organise et réalise le travail de secrétariat.
- Soutenir les employés de la Direction et répondre à leurs diverses demandes comme:

- Réservation d'hébergement, location de véhicules, etc. lors de déplacements;
- Suivi du paiement des factures d'hébergement et autres;
- Suivi des mandats (appels de livraison, facturation, ouverture et fermeture de dossiers);
- Assurer la qualité de langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle des documents produits. À ce titre:

- Participer à la rédaction de textes, que ce soit à partir de courtes notes, instructions verbales ou de documents déjà écrits (par exemple, projet de courriel, de lettre de réponse à une demande ou une note ministérielle) dont le contenu doit être retravaillé.
- Lire, corriger, transcrire et mettre en forme des lettres, rapports, tableaux, devis et différents textes manuscrits à l'aide de logiciels (Word, Excel, PowerPoint) en s'assurant de la qualité du français (syntaxe, sémantique, grammaire et orthographe), et ce, en tenant compte des exigences spécifiques au ministère des Transports.
- Conseiller le personnel sur les règles d'usage concernant la présentation des documents à produire ainsi que sur l'utilisation des différents logiciels et outils bureautiques (suite Office, Acrobat).
- S'assurer de l'acheminement de ces documents et de leur conservation dans le système de gestion intégrée des documents du Ministère (GID).
- Organiser des rencontres à l'interne ou avec divers partenaires : municipalités, municipalités régionales de comté (MRC), firmes d'ingénierie et autres ministères ou organismes. En assurer la logistique par la réservation d'équipements de vidéo-conférence, de salles de réunion, de véhicules, etc.
- Répondre aux diverses demandes ou questions des membres du personnel de la Direction ou d'autres directions et, le cas échéant, les diriger à la personne ou à la direction appropriée.
- Remplacer l'agente de secrétariat affectée à la réception aux pauses et pendant ses congés.
- Remplacer l'adjointe administrative du directeur pendant ses vacances ou autres congés.

**Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable**
- Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
- Régime d'assurances collectives ;
- 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
- Des congés de maladie ;
- Des mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
- Horaire variable ;
- Sécurité d'emploi ;
- Programme d'aide aux employés (PAE) ;
- Programme de soutien aux études ;
- Service de formation et de développement au sein de l'organisation ;
- Soutien financier à la pratique d'activités physique.

**Salaire annuel**:
38 353$ à 49 036$ selon l'expérience*

L'échelle salariale peut être consultée sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor. À l'embauche, l'échelon sera déterminé en fonction de l'expérience