Adjoint(E) Exécutif(Tive) - Montréal, Canada - Héma-Québec

Héma-Québec

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

RÔLE ET RESPONSABILITÉS- Relevant de la Vice-présidente qualité et développement (QD), le titulaire du poste agit comme collaborateur auprès de la Vice-présidente QD. Il contribue à l'efficacité administrative de la Vice-présidente QD en effectuant les activités de planification, d'organisation, de coordination et de logistique. Il assume le rôle d'agent de liaison auprès des différents intervenants directs de la Vice-présidente tant au sein de la Vice-présidence QD que des autres Vice-présidences d'Héma-Québec, et ce, afin d'assurer le bon fonctionnement des projets et des dossiers en cours.Plus particulièrement, vous:

- Planifiez et organisez le suivi de l'agenda de la Vice-présidente et d'effectuer les réservations des salles de rencontres de direction;
- Prendre connaissance et traiter la correspondance ainsi que les appels téléphoniques de la Vice-présidente en effectuant certains suivis de façon autonome;
- Assurez la production et mise à jour des documents Excel et PowerPoint selon les normes de qualité attendues et dans les délais requis;
- Fournir le soutien relativement aux déplacements de la Vice-présidente en termes de réservations, inscriptions, notes de frais, etc.;
- Coordonnez l'ensemble de l'organisation de réunions et d'événements;
- Offrir le soutien requis auprès de la Vice-présidente dans la réalisation des projets en coordonnant les différentes activités qui y sont reliées ainsi que les suivis auprès des diverses parties prenantes, et ce, dans le respect des échéanciers afin d'en assurer la fluidité;
- Faire preuve de proactivité en s'assurant de faire les liens entre les différents projets et dossiers tout en anticipant les étapes subséquentes;
- Préparez préalablement les dossiers en vue de diverses réunions de la Vice-présidente et en effectuer le suivi des actions par la suite lorsque requis;
- Élaborez et mettre en place une structure documentaire optimale dans le but d'obtenir une efficience dans la gestion des divers dossiers et projets de la Vice-présidente et également, d'assurer le maintien de leur disposition tant en format papier qu'électronique;
- Participez à la préparation annuelle des budgets (extractions de rapports et saisies dans SAP) ainsi que, de faire le suivi mensuel des budgets d'opérations;
- Veillez à assurer le renouvellement de l'adhésion de la Vice-présidente auprès de certaines associations et autres organismes.
- EXIGENCES
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) et/ou un certificat universitaire en administration ou équivalent;
- Posséder un minimum de six (6) à huit (8) années d'expérience pertinente à un poste similaire;
- Avoir une bonne connaissance des bonnes pratiques de fabrication (BPF) et les bonnes pratiques de documentation (BPD), respecter les exigences réglementaires applicables ainsi que les procédures de son secteur et escalader tout écart à son supérieur immédiat;
- Répondre adéquatement aux auditeurs lors d'audits selon les tâches sous sa responsabilité lorsque requis;
- Maîtriser la langue française et avoir une bonne connaissance de langue anglaise tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Avoir une excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office et des outils usuels tels que; Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc. et autres systèmes informatiques tels que; SharePoint, Teams, Zoom, etc.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES- Posséder d'excellentes aptitudes pour la collaboration, la communication et le travail d'équipe;
- Avoir une excellente capacité à gérer des priorités et à mener plusieurs dossiers simultanément;
- Détenir un très bon sens de l'organisation et de la planification au travail;
- Être rigoureux, minutieux et polyvalent;
- Posséder une grande capacité de rédaction, notamment au niveau de la langue française;
- Faire preuve d'autonomie, d'initiative et de jugement;
- Être respectueux des échéanciers prévus;
- Faire preuve d'une grande discrétion et confidentialité.

**Information supplémentaire**
- En plus des conditions de travail concurrentielles offertes par Héma-Québec, ce poste comprend les avantages suivants:
- Quatre (4) semaines de vacances par année;
- Quatre (4) congés personnels par année;
- Flexibilité d'horaire;
- Télétravail offert;
- Assurances collectives;
- Régime de retraite à prestations déterminées;
- Formation continue;
- Programme de santé et bien-être des employés;
- Rabais pour des activités sportives;
- Stationnement gratuit;
- Milieu de travail dynamique propice à l'innovation.

**Établissement**
- Établissement de Montréal

**Catégorie d'emploi**
- Soutien administratif

**Adresse**
- 4045, boulevard Côte-Vertu

**Numéro d'affichage**
- 4213BR

**Ville**
- Montréal

**Code Postal**
- H4R 2W7

**Province**
- QC