Adjoint Administratif de Projets, Montréal - Québec, Canada - Cimaise

Description

Cimaise est présentement à la recherche d'un nouveau collaborateur motivé et dynamique pour joindre les rangs de son équipe de Montréal à titre d'**Adjoint administratif de projets.** Poste permanent localisé en bordure du canal de Lachine et du Marché Atwater avec possibilité de mode hybride (3 jours au bureau, 2 jours en télétravail), la personne sélectionnée travaillera en collaboration avec l'équipe et les chargés de projets de la firme d'architecture au quotidien.

**RESPONSABILITÉS**

A titre d'**adjoint administratif de projets**, la personne sélectionnée sera appelée à soutenir les chargés de projets dans leurs tâches en assurant le suivi des dossiers administratifs des différents projets en cours de réalisation:

- Assister les surveillants des travaux dans leurs tâches administratives de chantier ;
- Entrées, suivi et mise à jour de données relatives à la coordination des projets (certificat de paiement, directives, avenants, suivi des quittances, etc.) ;
- Effectuer un suivi avec les divers intervenants quant aux documents manquants ;
- Préparer des correspondances et des rapports, en assurer le formatage ;
- Procéder aux ouvertures de dossiers de projets dans le système ;
- Revoir des documents contractuels, en vérifier l'orthographe et en assurer la distribution ;
- Rédiger les comptes rendus de réunion et notes de visites de chantier selon les directives du surveillant de chantier ;
- Assister l'équipe d'architecture lors d'émissions de documents (impression, préparer les envois) ;
- Apporter le support nécessaire aux membres de l'équipe lorsque requis ;
- Planification de rencontres, incluant la logistique associée ;
- Assurer l'accueil et l'intégration des nouvelles ressources ;
- Accueillir les visiteurs, répondre et acheminer les appels téléphoniques, courriels, courrier, etc. ;
- Classer, associer et archiver les documents (physique et numérique) ;
- Effectuer les commandes de papeterie et fournitures de bureau.

**COMPÉTENCES RECHERCHÉES**
- Être à l'aise avec les chiffres, les calculs simples et Excel ;
- Dynamisme, autonomie, rigueur et sens de l'organisation ;
- Leader positif auprès des collègues de travail et des intervenants ;
- Initiative, professionnalisme et souci du détail ;
- Curiosité et désir d'apprendre ;
- Habileté à travailler sur plusieurs projets et capacité de travail sous pression.

**EXIGENCES**
- Diplôme d'études en administration et/ou bureautique ou expérience équivalente ;
- Expérience de 2 à 3 ans dans un poste de soutien administratif ;
- Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook et Acrobat ;
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;
- Une connaissance intermédiaire de l'anglais et du milieu de l'architecture et de la construction peut être un atout.

**AVANTAGES**
- Salaire compétitif en fonction de l'expérience ;
- Café, chocolat et fruits frais à profusion ;
- Câlin de notre gros toutou tous les matins (on a un chien au bureau) ;
- Horaire de travail de 35h/semaine ;
- Programme d'assurances et REER collectifs ;
- Un environnement dynamique et créatif ;
- Bureau de Montréal situé près du marché Atwater en bordure du canal de Lachine ;
- Métro Place St-Henri à 7 minutes de marche

**Faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de motivation.