Executive Assistant - Montréal, Canada - Finsana

Finsana

Verified Company

Montréal, Canada

5 days ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**SUMMARY**:
FinSANA is a global fintech company that specializes in catering to underserved and underbanked consumers. Our organization has a passion for helping people financially through our technology solutions which has allowed us to serve millions of consumers globally.

We are seeking a Executive Assistant/Receptionist to assist in day to day administrative tasks.

**DUTIES & RESPONSIBILITIES**:

- Coordinate meetings and quarterly executive/country manager meetings
- Take minutes during different meetings
- Travel and transportation coordination including client visit logistics
- Greet all visitors presenting themselves at the office and answer their inquiries or field them to proper personnel
- Maintain and follow up on list of action items
- Process stationary orders
- Answer incoming telephone calls
- Responding to various requests from internal and external stakeholders
- Coordination for conferences
- Handle all mail and deliver to appropriate personnel

**REQUIREMENTS**:

- 1+ years of experience as office administration or front desk coordinator : 1 year (preferred)
- Post-secondary diploma in related field
- Travelling to conferences on occasion
- Excellent knowledge of Office 365
- Positive attitude and great interpersonal skills
- Impeccable organizational skills
- Perfectly bilingual English and French, Spanish (an asset)

**RÉSUMÉ**:
FinSANA est une entreprise mondiale de fintech qui se spécialise dans la restauration des consommateurs mal desservis et sous-bancarisés. Notre organisation a une passion pour aider les gens financièrement grâce à nos solutions technologiques qui nous ont permis de servir des millions de consommateurs dans le monde.

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction/réceptionniste pour nous aider dans les tâches administratives quotidiennes.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**:

- Coordonner les réunions et les réunions trimestrielles de la direction et des directeurs de pays.
- Prendre des notes pendant les différentes réunions
- Coordination des voyages et des transports, y compris la logistique des visites des clients
- Accueillir tous les visiteurs qui se présentent au bureau et répondre à leurs questions ou les diriger vers le personnel compétent.
- Tenir à jour la liste des actions à entreprendre et en assurer le suivi.
- Traiter les commandes de papeterie
- Répondre aux appels téléphoniques entrants
- Répondre aux diverses demandes des parties prenantes internes et externes
- Coordonner les conférences
- Traiter tout le courrier et le remettre au personnel approprié

**EXIGENCES**:

- 1+ ans d'expérience en tant qu'administrateur de bureau ou coordinateur de la réception : 1 an (de préférence)
- Diplôme d'études postsecondaires dans un domaine connexe
- Déplacements occasionnels pour assister à des conférences
- Excellente connaissance d'Office 365
- Attitude positive et excellentes aptitudes interpersonnelles
- Compétences organisationnelles impeccables
- Parfaitement bilingue anglais et français, espagnol (un atout)