Commis de Bureau Et Adjoint Administratif Bilingue - Dieppe, Canada - EY

Verified Company

Dieppe, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Chez EY, vous aurez l'occasion de bâtir une carrière aussi unique que vous l'êtes. Et grâce au volet mondial, au soutien, à la culture inclusive et à la technologie, vous pourrez devenir la meilleure version de vous-mêmes. Nous comptons sur votre voix et votre point de vue uniques pour aider EY à devenir encore meilleure également. Joignez-vous à nous et créez une expérience exceptionnelle pour vous-mêmes et un monde meilleur pour tous.

**La possibilité**

Vous vous joindrez à notre équipe Services de soutien à l'entreprise (SSE) et contribuerez à soutenir les fonctions importantes de facilitation des affaires qui assurent le bon fonctionnement de notre organisation. Vous collaborerez avec d'autres équipes en vue de mettre à profit les connaissances, les ressources et les outils nécessaires à EY pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, réussir sur le marché et optimiser sa croissance et sa rentabilité.

Dans le cadre de ce rôle hybride de commis de bureau et d'adjoint administratif, vous aurez à offrir du soutien administratif, y compris sur le plan des installations, et à agir à titre de premier point de contact de la Société, en plus d'être un conseiller de confiance auprès de nos chefs d'équipe et chefs d'équipe seniors du service à la clientèle qui ont recours au Groupe de services à l'entreprise (GSE). Vous êtes un professionnel administratif motivé et axé sur les solutions. Il s'agit d'un poste sur place. Vous êtes un professionnel des services des installations déterminé qui aime travailler en tandem avec ses collègues et qui cherche à comprendre et à anticiper les besoins des clients afin de surpasser les attentes.

**Vos principales responsabilités**

À titre de commis de bureau et d'adjoint administratif, vous êtes le premier point de contact de la Société et un membre actif du GSE responsable de répondre aux demandes dans la liste d'attente nationale, tout en collaborant avec vos collègues afin de comprendre et d'anticiper les besoins des clients en vue de dépasser les attentes.

Parmi vos principales responsabilités, mentionnons les suivantes:

- entretenir les installations : coordonner les activités d'entretien du bureau ou de réparation du mobilier;
- effectuer des tâches de réception en tant que principal point de contact pour notre système de réception virtuel;
- répondre aux demandes de renseignements, acheminer les appels et surveiller la boîte aux lettres partagée;
- gérer les cartes d'accès : assurer le suivi des cartes d'accès remises aux visiteurs ainsi que des cartes d'accès temporaires de l'immeuble ou du bureau;
- préparer les réunions : préparation de la salle, y compris le service de traiteur et le nettoyage;
- s'occuper du courrier : classement et distribution de documents et de colis, ainsi que préparation de documents et de colis pour livraison;
- gérer l'équipement : comprendre et faire fonctionner l'équipement de bureau, effectuer des appels de service si nécessaire;
- approvisionner et contrôler les stocks : commander, tenir et distribuer les fournitures de bureau;
- s'intégrer au groupe santé et sécurité au travail : devenir membre du comité sur la santé et la sécurité au travail et de l'équipe d'intervention en cas de crise;
- faire des taches de ménage légères : vider le lave-vaisselle, etc.;
- effectuer les numérisations, les photocopies et les reliures;
- effectuer des heures supplémentaires, au besoin.
- Soutien à la clientèle:

- Soutien aux mandats : connaissances approfondies pour soutenir le processus de gestion d'un mandat client, y compris le suivi et la présentation de l'information des rapports de temps et de dépenses, au besoin
- Soutien à la gestion financière : rôle central auprès des équipes de mandat afin de produire des rapports et de gérer le processus de facturation
- Gestion des relations avec les clients (CRM) : soutien de l'outil de gestion des relations avec les clients d'EY
- Préparation et gestion de documents : création et formatage de documents et de présentations à partir des normes d'EY sur la marque
- Préparatifs de voyage : recherche d'options de déplacement, réservation de voyages par transport aérien et terrestre au moyen de notre outil de réservation en ligne et gestion des aspects logistiques liés aux déplacements
- Réunions et événements : coordonner les réservations de salles de réunion, y compris les services technologiques et de traiteur, le cas échéant

**Compétences et qualités pour réussir**:

- Engagement à favoriser une culture d'équipe forte afin d'assurer le succès
- Capacité à répondre efficacement aux besoins des clients, en assumant la responsabilité de la satisfaction des clients
- Capacité à maintenir son efficacité et son professionnalisme lorsque s'opère un changement de tâches ou dans le milieu de travail