- Administration - Laval, Canada - VAD Designers d'espaces

Description

VAD est à la recherche d'un.e adjoint.e à l'administration et à la comptabilité pour se joindre à la Tribu et participer au soutien administratif des designers et du contrôleur.

Aux côtés de l'équipe, il/elle aura l'opportunité de travailler sur différentes tâches administratives de bureau et de la comptabilité et de veiller aux activités quotidiennes de la gestion interne de VAD et du Consortium rubic+VAD.

**DESCRIPTION DU POSTE**:

- Réception, transfert des appels et accueil des visiteurs;
- Distribuer le courrier, courriels et colis reçus ;
- Ouvrir et préparer les nouveaux dossiers de projets et mise à jour des contacts clients dans outlook;
- Mise à jour de la réunion de production à chaque semaine et faire le suivi;
- Procéder aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau et produits;
- Classement, archivage, numérisation et mise à jour du registre de projet;
- Faire les appels de services lors de bris d'équipements et support à l'équipe lors de mise à jour technologique;
- Assister le contrôleur dans différentes tâches : recevoir les feuilles de temps, extraire les heures et préparer la facturation, comptabiliser les débours, suivi des P.O., produire divers rapports;
- Assister la responsables des ressources humaines lors de l'accueil de nouveaux employés, préparer le calendrier de vacances;
- Procéder à différentes tâches administratives en lien avec le maintien des outils internes : mise à jour des gabarits, rédaction, production documentaire, etc.

**PROFIL RECHERCHÉ**:

- Détenir un diplôme d'études professionnel (D.E.P.) ou collégial (D.E.C.) en bureautique/secrétariat;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (essentiel) principalement Excel;
- Bilinguisme (Français/Anglais) et ce à l'oral et à l'écrit;
- Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire.

**APTITUDES ET HABILETÉS**:

- Avoir un bon esprit d'initiative, être autonome et débrouillard.e;
- Être organisé.e et dans son travail;
- Attitude positive et accueillante axée sur le service à la clientèle interne et externe;
- Bonne gestion des priorités et capacité de gérer plusieurs demandes simultanées;
- Capacité à identifier les problèmes de faisabilité technique et de trouver des solutions.

**NOTRE OFFRE**:

- La chance de rejoindre une Tribu bien soudée où le travail d'équipe et le plaisir sont au cœur du quotidien;
- Un environnement stimulant et sain où l'on travaille en aire ouverte (les patrons aussi), doté d'une belle cuisine qui accueille les _partys d'ilot_, une terrasse extérieure et une grande table à manger où l'on dîne tous ensemble le midi;
- Une politique de télétravail qui propose une formule de travail flexible; (à discuter car le poste est principalement en présentiel)
- Un horaire d'été (de mai à septembre le bureau ferme à midi les vendredis);
- 4 semaines de congé annuelles dès l'embauche (2 semaines aux Fêtes et 2 semaines l'été);
- Assurance maladie + dentaire + contribution employeur; (après 3 mois)
- Incitatifs à la formation continue et au perfectionnement professionnel;
- Programme de RVER avec cotisation de l'employeur; (après 3 mois)
- Programme de reconnaissance des années de service;
- Un bureau situé à 5 minutes de Montréal, accessible en transport en commun, près des grands axes routiers, stationnement fourni;
- Remboursement du titre de transport en commun; (après 3 mois)
- La garantie que chez VAD, il y a souvent une occasion de fêter