Coordinateur(Trice) de Bureau - Montréal, Canada - ISS Facility Services (US)

ISS Facility Services (US)

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

ISS est une société internationale de gestion d'installations qui emploie plus de personnes dans 52 pays. Nous recherchons des personnes orientées vers les objectifs, les valeurs et les clients pour rejoindre notre équipe. ISS offre ses services à un large éventail de secteurs, notamment les affaires et l'informatique, les soins de santé, l'industrie, les produits pharmaceutiques, l'aviation et les transports, l'éducation et de nombreux autres types d'utilisation de l'immobilier. Chez ISS, nous veillons à ce que nos employés bénéficient d'un environnement de travail sûr et qu'ils soient engagés et motivés pour fournir le meilleur service possible à nos clients. Nous vous invitons à nous rejoindre sur le chemin de la réalisation de notre vision, à savoir devenir "la plus grande organisation de services au monde".

Nous avons une opportunité passionnante pour un individu de rejoindre un contrat majeur de gestion intégrée des installations dans le secteur de la technologie.

DESCRIPTION DU POSTE

Le coordinateur de bureau s'acquittera d'une variété de tâches quotidiennes de bureau et d'écritures. Il fera partie intégrante de l'organisation de nos opérations de bureau et contribuera à soutenir les autres activités de l'entreprise. Le coordinateur de bureau sera chargé de veiller à ce que les opérations de bureau soient efficaces et apportent une valeur ajoutée maximale à l'organisation. En outre, le coordinateur de bureau doit être un professionnel organisé et compétent, doté d'excellentes aptitudes à la communication. Il doit être à l'aise dans les relations humaines et capable d'effectuer des tâches administratives avec précision et rapidité.

PRINCIPALES TÂCHES
- Accueillir et aider les visiteurs et les vendeurs/fournisseurs tiers.
- Répondre aux besoins quotidiens d'équipes de taille variable en effectuant des tâches telles que : rediriger les appels, diffuser la correspondance, planifier les réunions, etc.
- Contrôler et commander les fournitures de bureau, les fournitures pour les salles de conférence, les fournitures d'expédition et autres consommables, les fournitures d'entretien et les fournitures d'expédition (boîtes, emballages, etc.).
- Mettre en place et nettoyer les événements, veiller à ce que l'espace commun du bureau et le hall d'entrée soient toujours bien rangés.
- Aider à l'achat et à l'organisation des réparations/remplacements des fournitures/équipements selon les besoins.
- Délivrer, collecter et inventorier les badges des employés, des visiteurs et des sous-traitants.
- Contrôler les caméras, vérifier l'équipement et servir de point de contact pour les problèmes d'équipement.
- Communiquer l'état d'avancement de tout projet ayant un impact sur nos employés.
- Participer à la gestion des relations avec les fournisseurs.
- Participer à la gestion d'un programme de maintenance préventive et de gestion de la maintenance. Cela comprendra/parallèle le support technique que nous fournissons : patch/paint/réparation/chauffage, air conditionné et entretien et réparation des bâtiments et de tout l'équipement de cuisine.
- Aider à la préparation, à la commande et à la gestion de l'inventaire de toutes les fournitures : y compris, mais sans s'y limiter, les fournitures d'exploitation, les fournitures d'entretien, les consommables dans les toilettes, etc.
- Assurer le rôle de coordinateur des interventions d'urgence de l'établissement, en collaboration avec le coordinateur/réceptionniste de la FM.
- Point de contact pour toutes les plaintes et tous les besoins des clients
- Suivre les procédures de travail du bureau pour garantir une efficacité maximale.
- Contrôler l'accès, enregistrer les visiteurs et les entrepreneurs et s'assurer qu'ils sont escortés lorsqu'ils se trouvent sur le site.
- Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

EXIGENCES
- Expérience administrative préalable dans un environnement d'entreprise en évolution rapide.
- Avoir une expérience de la gestion de bureau.
- Forte éthique de travail, motivation personnelle et passion pour faire partie d'une équipe performante.
- Expérience avérée du travail en autonomie, mais aussi du travail en équipe.
- Aptitude à établir des priorités et à anticiper les besoins ; grande capacité de jugement.
- Très grand souci du détail
- Capacité à suivre plusieurs projets et échéances et à travailler avec de grandes quantités de données.

- Capacité à préserver la confidentialité d'informations très sensibles - Solides compétences en MS Office requises
- Grand professionnalisme et excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles.
- Solides compétences en matière de communication verbale et par courrier électronique.
- Capacité à résoudre des problèmes, à mener plusieurs tâches de front et à gérer des projets jusqu'à leur terme avec une supervision limitée.
- Capacité à penser de manière