Operational and Administrative Coordinator - Montréal, Canada - Concordia University's District 3 Innovation

Description

Operational and Administrative Coordinator
- Part-time (up to 20 hours/week)_

Overview

The coordinator will manage the operational and administrative aspects of the MentorConnect program. Responsible for the smooth operations and engagement level of the participants at the MentorConnect program, this role is to work closely with the program leadership, as well as other employees to manage dynamic and fast-paced operations within a Montreal-wide program of startup mentoring. This position is central to the success of the organization.

**Responsibilities**:

- Establish and maintain effective office organization for program administrative tasks
- Manage and maintain the online platform used to manage mentoring sessions
- Schedule mentoring sessions, book rooms, book zoom links, greet mentors, and ensure sessions run smoothly
- Provide regular dashboard view of activities and status
- Manage the database and CRM to target prospects
- Coordinate activities with marketing and IT support
- Prepare agendas, take notes, and distribute meeting minutes and presentations
- Assist in training & activities of mentors and mentees
- Order food for meetings and events, set up and clean up of meetings
- Manage the Mentor Connect Google Drive

**Qualifications**:

- Previous experience working in a fast-paced environment, context of high end professional and or senior executive animation
- Strong executor, capable of managing multiple priorities within deadlines
- Team player and maintains positive working relationships
- Proactive and good at administration and problem solving
- Well-organized with excellent multi-tasking abilities and diligent attention to detail
- Experience using a CRM, Excel, and Google Workspace
- Has the professional polish and poise to communicate at a level appropriate to the target audience (mentors, mentees, peers and senior management)
- Independent and collaborative in nature
- Discretion, diplomacy, and superb judgment
- Excellent communication skills both verbal and written French and English
- At least 3 years experience working as an administrator, coordinator, event planner, or similar positions.
- CEGEP or similar diploma is a must; undergraduate is a plus
- Fluent in English and French

About Mentor Connect, Concordia

MentorConnect helps entrepreneurs to become successful business leaders of established companies through its mentorship program. Based on a program developed at the Massachusetts Institute of Technology (MIT) Venture Mentoring Service, MentorConnect provides a team of 3 mentors to entrepreneurs who are in the scaling stage of their venture. Mentors create a safe, collaborative space in which mentees can thrive.

The MentorConnect program is hosted by Concordia's D3 Innovation Hub and is also supported by National Bank of Canada.

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Coordinateur opérationnel et administratif à temps partiel (jusqu'à 20 heures/semaine)

Description de poste : Coordinateur pour le programme MentorConnect

Aperçu

Le coordinateur gérera les aspects opérationnels et administratifs du programme MentorConnect. Responsable du bon fonctionnement et du niveau d'engagement des participants au programme MentorConnect, ce rôle consiste à travailler en étroite collaboration avec la direction du programme, ainsi qu'avec d'autres employés pour gérer des opérations dynamiques et rapides au sein d'un programme de mentorat pour les start-ups à Montréal. Ce poste est central pour le succès de l'organisation.

Responsabilités
- Établir et maintenir une organisation de bureau efficace pour les tâches administratives du programme.
- Trier les demandes, être le centre d'information et faciliter la communication verbale et par courriel entre les mentors, les mentorés et la direction du programme.
- Gérer et maintenir la plateforme en ligne utilisée pour gérer les sessions de mentorat.
- Planifier les sessions de mentorat, réserver des salles, des liens Zoom, accueillir les mentors et s'assurer que les séances se déroulent bien.
- Fournir une vue régulière du tableau de bord des activités et de l'état
- Gérer la base de données et le CRM pour cibler les prospects
- Coordonner les activités avec le soutien marketing et IT.
- Préparer les ordres du jour, prendre des notes et distribuer les procès-verbaux et les présentations.
- Aider à la formation et aux activités des mentors et des mentorés
- Commander de la nourriture pour les réunions et les événements, installer et nettoyer les salles de réunion
- Gérer et mettre à jour les informations sur le Mentor Connect Google Drive

**Qualifications**:

- Expérience antérieure dans un environnement rapide, contexte d'animation professionnelle haut de gamme et/ou de cadre supérieur
- Fort exécutant, capable de gérer plusieurs priorités dans les délais impartis
- Joueur d'équipe et maintient des relations de travail positives
- Proactif et bon en administration et résolution de problèmes
- Bien organisé ave