Commis à l'administration - Desbiens - Ville de Desbiens

Description

Desbiens, une municipalité comptant environ 1 000 citoyens et citoyennes, se niche au cœur de la MRC de Lac-Saint-Jean-Est. Région où la qualité de vie est primordiale, Desbiens se distingue par une population dynamique et enthousiaste. Dotée de services et infrastructures essentiels, la municipalité offre un cadre propice au bien-être de sa population. Témoin d'une évolution constante, Desbiens s'affirme comme un lieu où il fait bon vivre et s'épanouir.
Sommaire de la fonction
Sous la supervision de la coordonnatrice administrative, la personne titulaire du poste assure le service à la clientèle et le soutien administratif courant de la ville. Elle contribue au bon fonctionnement des services municipaux en exécutant diverses tâches administratives, financières et logistiques, tout en assurant un accueil professionnel et efficace auprès des citoyennes et des citoyens.
Service à la clientèle et accueil

• Accueillir les citoyens, répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes vers les services concernés ;
• Fournir l'information générale relative aux services municipaux ;
• Assurer le suivi des demandes courantes.

Gestion administrative et logistique

• Rédiger divers documents administratifs (ordres du jour, correspondance, présentations, etc.) ;
• Procéder aux commandes de matériel et assurer le suivi des fournitures ;
• Participer au classement et à la gestion des archives municipales ;
• Appliquer la procédure de gestion des accès aux bâtiments municipaux ;
• Assurer la gestion administrative des salles et du matériel (réservations, contrats, facturation) ;
• Enregistrer et traiter les réservations (salles, prêts, locations, équipements, inventaire).

Soutien financier et encaissements

• Effectuer les encaissements (taxes, permis, activités de loisirs, etc.) ;
• Appliquer les procédures comptables liées à la vente de services ;
• Assurer le contrôle des documents administratifs associés ;
• Effectuer les dépôts à l'institution financière selon les procédures établies.

Soutien organisationnel

• Assurer un soutien administratif à la coordonnatrice et aux autres services municipaux selon les besoins ;
• Collaborer au bon déroulement des activités municipales ;
• Effectuer toute autre tâche connexe liée à la fonction.