Clinic Administrator - Québec, Canada - McGill University

McGill University

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Québec, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Sommaire du poste:
Sous la direction du responsable administratif, l'administrateur de la clinique est en charge des opérations administratives de la Clinique de psychoéducative et de counseling et du Centre de ressources sur le matériel d'évaluation (AMRC), le laboratoire d'enseignement des programmes professionnels et le centre de prêt de ressources de l'unité. Le titulaire sera amené à offrir du soutien administratif à de multiples projets (de la conceptualisation à la mise en œuvre) liés aux programmes professionnels d'études supérieures de l'unité. L'administrateur de clinique sera responsable à planifier, élaborer et mettre en œuvre des procédures, des politiques et des processus administratifs pour soutenir la prestation de services au sein la clinique et cela en collaboration avec les responsables universitaires, tels que le directeur de la clinique, le directeur du programme d'études supérieures et les responsables des comités. L'administrateur de clinique sera également responsable à établir les standards de service et fournir des orientations au personnel de soutien.

Responsabilités principales:

- Être en charge de l'administration quotidienne des opérations de la clinique et du centre de ressources sur le matériel d'évaluation (AMRC);
- Superviser directement le personnel de soutien, conseiller et assigner des tâches;
- Assurer la communication interne et externe en lien avec des questions relatives à la clinique et au centre de ressources sur le matériel d'évaluation (AMRC) auprès des parties prenantes (étudiants, personnel et enseignants) afin de garantir l'intégrité et la cohérence du contenu du site web, du matériel de formation et de promotion ;
- Rédiger, corriger et réviser diverses correspondances, tels que des envois groupés, des lettres, des rapports, à l'intention des étudiants, du corps enseignant;
- Assurer la liaison entre le directeur des programmes professionnels de l'unité, le directeur de la clinique et les responsables universitaires et veiller à ce que les processus administratifs en place soient conformes des règles établies par l'Ordre des psychologues du Québec (OPQ) ;
- S'assurer que les standards de service à la clientèle soient respectés, y compris la gestion des demandes de service et des listes d'attente en fonction des normes établies par le directeur de la clinique ;
- Superviser l'archivage et le stockage des dossiers électroniques des clients sur les serveurs de l'unité conformément aux normes de l'Ordre des psychologues du Québec (OPQ) ;
- Participer à l'intégration du personnel enseignant en ce qui concerne les politiques et les procédures ainsi que les exigences administratives des cours cliniques financés par la clinique et le centre de ressources sur le matériel d'évaluation (AMRC);
- Collaborer avec l'administrateur des TI afin de s'assurer que les rôles de sécurité soient attribués correctement; et travailler sur les enjeux techniques et de synchronisation des bannières ;
- S'assurer que les besoins en équipement soient pris en charge et que les ressources soient maintenues ;
- Préparer des rapports financiers, en fournissant une analyse détaillée des dépenses annuelles liées à la clinique et au centre de ressources sur le matériel d'évaluation (AMRC) ; identifier les tendances et prévoir les besoins, sur la base des dépenses de l'année précédente;
- Élaborer et superviser la mise à jour et la maintenance des données permettant de déterminer les frais de scolarité annuels des étudiants en fonction du programme d'études, en consultation avec les responsables académiques du comité consultatif sur les frais de scolarité ;
- Veiller à ce que les besoins d'inventaire du centre de ressources sur le matériel d'évaluation (AMRC) soient rencontrés (évaluations physiques et en ligne, manuels, protocoles) et à ce que la facturation interdépartementale soit effectuée régulièrement ;
- Assurer une supervision appropriée de la politique des frais de clinique et veiller à ce que les transactions financières soient effectuées conformément aux normes par les étudiants stagiaires et à ce que le suivi soit contrôlé par le personnel d'enseignement clinique;
- Superviser le classement et le rapprochement des commandes avec les fournisseurs afin de s'assurer que les rabais soient correctement appliquées;
- Responsable de la collecte de données sur les activités des étudiants diplômés liées à leur formation clinique et à leur progression ;
- Prépare