Adjoint Administratif à La Direction Principale - Montréal, Canada - Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec

Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**À propos de l'ITHQ**

SAQ par ITHQ).

**Votre rôle**

À titre d'adjoint administratif à la direction principale des études, vous agissez comme proche collaborateur du directeur principal (DP) en l'assistant dans différents dossiers administratifs et dans le bon fonctionnement de la direction. Vous serez aussi responsable de certains suivis de dossiers.

**Vos responsabilités**

Soutien technique au directeur principal
- Organiser l'agenda du DP selon les urgences et les priorités, prendre en charge la gestion du courrier et en assurer le suivi
- Analyser, coordonner et collaborer à la réalisation des mandats confiés à la direction en assumant les travaux techniques et en concevant les outils de travail favorisant le fonctionnement et l'efficacité de la direction principale
- Participer aux réunions de la direction principale et en rédiger les comptes rendus
- Agir comme personne-ressource auprès des gestionnaires de la direction et de leur adjointe, en assurant un soutien technique, en répondant à leurs questions et en leur transmettant des renseignements relatifs aux différents mandats donnés par le DP
- Assurer au DP le soutien technique nécessaire en vue de répondre aux diverses demandes qui lui sont formulées par la direction générale ou d'autres directions
- Coordonner et organiser des activités du DP avec les partenaires externes
- Analyser et synthétiser divers documents à l'intention du DP en attirant son attention sur les éléments prioritaires ou urgents

Soutien administratif
- Concevoir des présentations PowerPoint, effectuer de la recherche documentaire et mettre des documents en page selon les normes institutionnelles
- Collaborer à la préparation des renouvellements de postes, demandes de personnel de la direction principale ainsi que l'engagement financier s'y rattachant
- Collaborer à l'accueil des nouveaux employés de la direction principale
- Coordonner et assurer le soutien pour certains événements et activités internes
- Recevoir et gérer des appels téléphoniques externes et les courriels
- Rédiger et/ou transcrire les courriels, textes, notes de service et tableaux
- Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement
- Au besoin, proposer des projets de réponse à la direction générale et au DP pour diverses demandes (partenariats, commandites, lettres de remerciements, lettres de félicitations, invitations) et faire les suivis, le cas échéant, auprès de traducteurs et rédacteurs externes

**Vos forces**
- Démontrer de grandes habiletés relationnelles et de l'entregent
- Respecter la confidentialité
- Avoir un bon jugement et la capacité à anticiper et de l'autonomie
- Démonter rigueur et minutie
- Avoir la capacité de fonctionner dans un environnement où la charge de travail est très variable selon les périodes de l'année scolaire
- Être à l'aise de travailler dans un environnement éducatif où chaque employé agit comme modèle pour la population étudiante et véhicule les valeurs institutionnelles

**Vous détenez**
- Un diplôme d'études collégiales avec spécialisation dans le domaine de l'administration ou de la bureautique
- Une expérience pertinente mínimale de cinq années dans des postes similaires
- Une excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite
- Une très bonne maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite
- Une excellente connaissance des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d'usage courant
- La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

**Atout**
- Une expérience en lien avec le domaine de l'éducation ou de l'industrie du tourisme, de l'hôtellerie ou de la restauration

**Nous offrons**
- Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
- Un salaire annuel entre $ à $, selon l'expérience et la scolarité
- Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

**Avantages**:
+ Programme d'aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l'horaire variable _(certaines conditions s'appliquent) _
+ 4 semaines de vacances après un an de service
+ Jusqu'à 10 jours de congés maladie
+ 13 jours fériés, payés et chômés
+ Programme d'assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l'employeur
+ Programme d'aide aux employés et à votre famille
+ Programme de soutien aux études
+ Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation )
+ Stationnement disponible pour auto ($) et vélo
+ Service de cafétéria ($), café étudiant ($)
+ Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

**Information**

Mme Mayane Truchot, conseillère en dotation : , poste 4000

**Pour vous joindre à l'équipe**
- **Le générique mas