Adjoint Administratif - Ottawa, Canada - Pomerleau

Pomerleau

Verified Company

Ottawa, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Nous sommes Pomerleau. Et vous pourriez l'être aussi.**

S'appuyant sur plus de 50 ans d'expérience, la société Pomerleau est reconnue comme un des chefs de file du secteur de la construction au Canada en ce qui a trait aux projets institutionnels, commerciaux, industriels et de génie civil.

En vous joignant à l'équipe de Pomerleau, vous ferez partie d'une grande famille en plein essor qui accorde beaucoup d'importance aux fortes relations interpersonnelles, au travail d'équipe et à la collaboration à tous les niveaux.

Notre équipe vise l'excellence chaque jour afin de mettre en avant les valeurs qui sont au cœur même de nos activités, soit l'authenticité, l'excellence, l'adaptabilité, l'innovation et l'amour.

**À quoi ressemblera votre semaine de travail?**

Sous la direction du gestionnaire pré-construction, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l'équipe d'estimation.
- Assurer la saisie de données informatiques et le montage des documents de soumission;
- Produire différents tableaux pour soumission sur Excel;
- Effectuer le classement des documents;
- Assurer le suivi des dossiers de soumission (addendas, cautionnements, assurances);
- Commander, selon les procédures, les documents d'appels d'offres sélectionnés par le gestionnaire pré-construction, et entrer les informations dans la base de données CMIC;
- Ouvrir les dossiers relatifs à une soumission (soumissions, prix des sous-traitants, calculs de l'estimateur, correspondance, plans et devis, addendas);
- Préparer le cartable de prix;
- Fait l'ouverture des dossiers dans CMIC incluant les opportunités des chargés de projet;
- Créer le dossier de soumission dans l'ordinateur;
- Recevoir, ouvrir et vérifier les documents d'appels d'offres;
- En collaboration avec l'estimateur, préparer et acheminer les demandes de cautionnement et d'assurances pour chaque projet en soumission;
- Revue des instructions aux soumissionnaires (devis) afin de préparer les formulaires de soumission et tous les documents connexes demandés par le client;
- Préparer les bordereaux de soumission des projets en soumission; Recueillir l'information nécessaire en prévision d'éventuelles visites de sites;
- Effectuer le suivi des dossiers et mettre à jour suivant les addendas reçus (formulaires de soumission et devis);
- Mettre à jour toutes les données du projet au fur et à mesure de sa progression et entrer les résultats de soumission de tous les projets soumissionnés par l'équipe d'estimation dans la base de données CMIC;
- Préparer les documents de présentation aux clients pour les soumissions et budget;
- Finaliser les documents et préparer le document officiel qui sera envoyé au client par la suite;
- Après chaque soumission, rassembler, vérifier et archiver tous les documents utilisés par les estimateurs avec ceux du dossier officiel
- Faire la mise à jour du tableau des projets en soumission tant informatique que sur tableau;
- Faire les invitations des fermetures dans calendrier Outlook pour les gens concernés et s'assurer que le signataire va être présent pour le dépôt de la soumission;
- Supporter Québec pour les dépôts de soumission dans la région du Grand Montréal;
- Vérifier les documents suite à l'octroi du contrat;
- Coordonner les Lunch N Learn avec les différents fournisseurs/sous-traitants;
- Faire les réservations de salles pour les Fermetures et réunions de départements;
- S'assurer que la priorité est donnée aux soumissions qui déposent avant les autres tâches.

**Possédez-vous ces qualifications et habiletés?**
- Posséder un DES ou un DEC en secrétariat ou bureautique;
- Posséder de 2 à 3 ans d'expérience dans une fonction similaire;
- Connaître le domaine de la construction est considéré comme un atout;
- Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
- Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française;
- Posséder un niveau d'anglais avancé, tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Être flexible quant à l'horaire (lors des fermetures de soumissions);
- Avoir une capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers;
- Être polyvalent, autonome, rigoureux et avoir des aptitudes pour le travail d'équipe;
- Avoir un grand sens de l'organisation.

**Pourquoi se joindre à l'équipe Pomerleau?**
- Salaire compétitif
- 4 semaines de vacances
- Assurances collectives (incluant un compte de gestion santé )
- REER collectif
- Abonnement mensuel de transport en commun payé par l'employeur
- Abonnement à un centre de conditionnement physique remboursé à 50%
- Programme d'aide aux employés
- Formations continues offertes tout au long de l'année
- Environnement jeune et dynamique
- Excellentes possibilités de carrière
- Horaire d'été

**Chez Pomerleau nous misons sur des gens axés sur les résultats, passionnés et rigoureux qui participeront à des projets