Spécialiste en Procédés Administratifs - Montréal, Canada - CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de Montréalais. Affilié à l'Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d'hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés et de soins en santé mentale.

**Description**

Sous l'autorité de la directrice de la Qualité, Évaluation, Performance et Éthique (DQÉPÉ), la personne titulaire du poste analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services. Elle contribue aux objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne-ressource dans son champ de compétence. Elle assume également le soutien professionnel et le suivi nécessaire des dossiers qui lui sont confiés.

Description liée à la fonction:
Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste répond aux besoins des clients internes et externes de la DQÉPÉ dans la perspective de l'approche clientèle et de l'amélioration continue des services. À titre de spécialiste en procédés administratifs, elle assiste l'équipe de direction de la DQÉPÉ dans l'exercice de ses fonctions par la planification, l'organisation et l'exécution de certains travaux. En l'absence de son supérieur immédiat, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche des activités. Elle anticipe les demandes et effectue des suivis de façon proactive avec les partenaires internes et externes.

La personne titulaire du poste traite des données de nature confidentielle et assure la communication et la collaboration entre les différents programmes et directions sous l'autorité de la directrice DQÉPÉ.

Tâches spécifiques:

- La personne titulaire sera principalement en soutien à la directrice de la DQÉPÉ, à l'adjointe ainsi qu'à la conseillère cadre stratégique de la DQÉPÉ;
- Aide pour les comités stratégiques et tactiques liés à la directrice de la DQÉPÉ : prise de notes pour les comités dont la directrice est responsable ; compte rendu et suivis aux participants ; envoi de documents aux participants des comités;
- Aide à la gestion de l'information - organisation et archivage : aide à l'organisation de l'information stratégique (dossiers, projets, redditions, etc.) ; aide à l'organisation de l'information administrative concernant la direction ; aide à la mise à jour de l'intranet pour la section DQÉPÉ;
- Aide à la préparation et au suivi des différentes rencontres DQÉPÉ : livrables découlant du comité restreint ; aide à l'organisation des rencontres de cadres et suivis en découlant ; aide à l'organisation des rencontres de grande équipe et suivis en découlant;
- Est responsable de la logistique de la salle de pilotage tactique DQÉPÉ : envoi de rappels, prise de notes, gestion des outils et documents liés aux ressources de la direction (cahier des postes, liste d'équipements, bibliothèque numérique, listes d'événement, formations, indicateurs RH, organigramme, etc.);
- Soutient la logistique de la salle de pilotage stratégique : lien administratif avec la direction générale pour les rappels de la salle de pilotage ; aide au maintien des documents et des hyperliens actifs dans la salle ; participation à la mise à jour annuelle de la salle de pilotage stratégique;
- Coordonne la gestion du journal interne blitz DQÉPÉ : recension des idées et rédaction, puis publication;
- Aide pour les projets ou interventions stratégiques que la directrice de la DQÉPÉ, l'adjointe ou la conseillère cadre stratégique accompagnent : aide à la compilation de données ; aide à la rédaction, la mise en forme et la relecture de certains documents ; aide à l'organisation (entrées d'agenda, envoi des ordres du jour) de certains comités ou groupes de travails tactiques ou stratégiques;
- Aide à la logistique de l'agenda et des courriels de la directrice de la DQÉPÉ : gestion des courriels et archivage des pièces jointes ; création d'entrées d'agenda ; planification de rencontres (doodle) ; envoi de messages à tous, etc;
- Réalise certains audits pour le contrôle de la qualité.

**Qualifications**

Formation académique:

- Doit détenir un baccalauréat en science de l'administration, en sciences humaines ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
- Posséder au moins deux ans d'expérience reliée à la fonction;
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
- Maîtrise des outils informatiques : Word avancé, Excel et Powerpoint intermédiaires, Sharepoint, Teams.

Compétences requises:

- Orientation vers les partenaires;
- Orientation vers l'amélioration continue;
- Capacité à œuvrer dans un