Coordonnateur Administratif - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Département de biologie, Faculté des sciences

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l'appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l'admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l'exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l'unité.

Responsabilités et tâches principales:
- Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sasphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des renseignements factuels liés à sa sphère de responsabilité et recommander des changements de procédure afin d'améliorer le fonctionnement de l'unité. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en oeuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.- Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d'études et de recherche; Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances; Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.- Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d'ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l'unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.- Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. S'assurer que les droits de scolarité et autres droits que doivent payer les étudiants sont calculés avec exactitude. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.- Établir des statistiques et des rapports. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports, des notes de service, etc. Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication; assurer notamment la mise à jour des pages web. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe.- Formater des documents et en vérifier l'exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d'orthographe. Signer certains documents.- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, le cas échéant. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.- Maintenir les dossiers des employés à jour et dûment remplir la documentation relative aux paiements, aux avis, aux nominations, aux promotions, aux congés sabbatiques, aux absences, de même que les autres formulaires liés à l'administration du personnel.- Suivre les procédures ou expliquer les procédures à suivre; Veiller au respect des échéances. Indiquer et vérifier les dossiers des étudiants de dernière année. Remplir les formulaires de demande de diplôme et les listes d'étudiants de dernière année. Rédiger les documents de collation des grades et participer à la cérémonie.- Assurer la disponibilité des fournitures et de l'équipement et effectuer les achats. Faire réparer l'équipement de bureau. Vendre certains articles comme des notes de cours et tenir le tiroir-caisse.

Cette liste de tâches et de responsab