Agent ou Agente de Secrétariat - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion budgétaire)

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft finance, Explo, CID, Banner, Capsule, Teams, OneNote, Monetico, monPortail.

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi budgétaire et à accomplir les tâches administratives et de secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations pour la gestion des ressources humaines, financières et matérielles du Bureau du registraire. Ce poste relève de la directrice-adjointe des services administratifs.

**Tâches et responsabilités principales**:
Anticipe et prévient les besoins de la directrice-adjointe des services administratifs, rappelle les échéanciers et les procédures administratives, voit au règlement d'un grand nombre de détails administratifs, discerne ce qui doit être porté à l'attention de la directrice-adjointe et lui transmet. ;
Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir la directrice-adjointe des services administratifs (mise à jour des fichiers administratifs, classement, réservation de salles, rédaction de lettres, recherche d'informations, et présentation des données sous format approprié).;
Effectue la saisie des demandes d'achat, demandes de paiement, rapports de dépenses, de la facturation, redistribution rétroactive de salaire et des virements de dépenses, etc. à l'aide du logiciel de gestion financière People Soft;
Prépare les dépôts des transactions des guichets du comptoir d'accueil et du paiement en ligne des frais d'ouverture et d'analyse du dossier d'admission;
Tient à jour la comptabilité du Bureau du registraire. Procède aux vérifications et aux conciliations requises à l'aide d'Explo. S'assure de la mise à jour des fichiers budgétaires. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare périodiquement des rapports-synthèses sur Excel pour les différents postes budgétaires;
S'occupe de la petite caisse du Bureau du registraire ainsi que de la création de cartes virtuelles et du suivi de celles-ci;
Effectue les mises à jour de type administratif de l'intranet du REG (affichages poste, informations RH, etc) ;
Effectue la demande et les modifications des cartes d'accès (Web CCure et la plateforme du service de sécurité et de prévention) et tient l'inventaire des clés et du fichier informatique de la distribution des clés au personnel du Bureau du registraire;
Effectue les mises à jour régulières de l'organigramme du Bureau du registraire;
Etc.