Préposé ou Préposée Au Postsecondaire - Toronto, Canada - Collège Boréal

Collège Boréal

Verified Company

Toronto, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Sous la supervision de la ou du gestionnaire fonctionnel, la personne titulaire fournit un appui administratif au secteur de l'Enseignement. Elle participe à la gestion des budgets, des dossiers financiers, des approvisionnements, de l'équipement de bureau, ainsi qu'à diverses tâches administratives en matière de ressources humaines. Elle assure l'accueil, la réception et le service à la clientèle, tout en respectant les responsabilités liées au travail de bureau. Elle agit en tant que personne-ressource pour la clientèle interne et externe, et apporte un soutien à l'organisation des réunions et d'autres activités. La personne titulaire travaille en étroite collaboration avec le personnel scolaire, le personnel administratif ainsi que tous les secteurs du Collège.

**Responsabilités**:
**Fournir un appui logistique**
- Offrir un service à la clientèle exceptionnel, faire preuve de courtoisie en répondant aux questions et en maintenant l'image de marque et le professionnalisme du Collège;
- Assurer l'accueil en fournissant des renseignements d'ordre général; traiter les requêtes/plaintes en résolvant les situations ou en redirigeant les demandes vers les personnes ou services appropriés; filtrer les appels, prendre les messages et fixer des rendez-vous; recevoir, trier et distribuer le courrier;
- Rédiger, préparer et organiser la correspondance routinière du bureau;
- Appuyer et organiser les réunions et autres activités du secteur; préparer les comptes-rendus et distribuer les documents;
- Organiser les rendez-vous et les réunions de la superviseure et fournir un appui administratif;
- Gérer la logistique des réservations de voyage pour le personnel du secteur et les sorties éducatives; s'assurer que les dépenses sont inscrites dans le système informatisé et que les formulaires relatifs aux voyages sont bien remplis, conformément aux politiques et directives du Collège;
- Participer à la logistique et à l'organisation d'activités du secteur à la demande du personnel de supervision;
- Agir à titre d'intermédiaire entre le Collège, le corps étudiant et le personnel enseignant afin de répondre à leurs besoins; assurer une orientation fonctionnelle au personnel enseignant, incluant la gestion des ressources telles que la remise d'un portable, l'utilisation du système de gestion du Collège, les directives et procédures, etc.;
- Organiser, maintenir et développer (le cas échéant) des systèmes de gestion de l'information, de la documentation, de l'inventaire du bureau, incluant les fournitures de bureau, les manuels (prêts et retours) et les objets promotionnels;
- Planifier, organiser et apporter un soutien logistique pour les évaluations et sondages de cours pour chaque session, les visites de classe, les indicateurs de rendement et autres, afin de préparer des comptes-rendus et de souligner les cas problématiques pour une action immédiate;
- Superviser les épreuves au besoin;
- Fournir un soutien au secteur en effectuant diverses tâches administratives selon les besoins;
- Assurer le suivi des notes finales auprès du personnel enseignant, relayer les informations entre le personnel scolaire et les secteurs tels que le Registrariat, et coordonner les listes de classe selon les notes du Bureau d'admissions et du registrariat (BAR), tout en effectuant les suivis nécessaires avec les parties concernées.

**Participer à la gestion de budgets**
- Préparer et organiser les diverses commandes/demandes d'achats selon les besoins du secteur; assurer la réception, la distribution et l'inventaire des fournitures, y compris les trousses d'enseignement, tout en assurant une livraison efficace aux diverses équipes et en respectant les délais et les exigences des programmes;
- Préparer des rapports financiers et proposer des recommandations de virement à effectuer;
- Préparer les demandes de facturation, de chèque et de remboursement, et en assurer le suivi;
- Assurer le suivi des dépenses engagées dans le système financier informatisé et saisir les données aux postes budgétaires appropriés afin d'appuyer l'efficacité opérationnelle du secteur;
- Analyser les dépenses encourues pour diverses activités du secteur et assurer la collecte de la documentation requise dans le cadre du budget initial; répondre aux questions relatives aux activités et/ou au budget des diverses activités du secteur;
- Soutenir la gestion des dossiers financiers, notamment en conciliant mensuellement les dépenses avec le compte de carte de crédit, en maintenant la petite caisse, et en utilisant le système financier informatisé pour comptabiliser les revenus et les dépenses selon les lignes directrices en place;
- Proposer des méthodes et procédures visant à améliorer le bon fonctionnement des programmes;
- Assister dans la préparation de divers rapports (statistiques, rapports d'activités, préparation bu