Coordinateur(Ice) de Bureau - Québec, Canada - GURUS Solutions

GURUS Solutions
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Verified Company
Québec, Canada

2 weeks ago

Sophia Lee

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter
Description
(French version will follow) Gurus Solutions is looking for an outgoing, autonomous and creative multi-tasker to take on the Office Coordinator role. This hybrid role works with both the People & Culture, and IT team to ensure that the office working environment is efficient, pleasant, and fun for all.
**Your main tasks are**:
**Office Coordination**
- Maintenance of all conference rooms
- Coordinating small office improvement projects
- Communicating and coordinating with vendors as necessary
- Ensuring the office is stocked with all consumable needs (cereal, fruit, coffee, milk, etc).
- Maintaining organization of all office supplies, HR branded inventory, and IT equipment
- Documenting office standard operating procedures (how are office keyfob assigned, where are office supplies stores, when are they replenished, how are desk assigned, etc)
- Point of contact with the building manager for the office
- Ordering and setting up lunch for Lunch and Learns, and customer visits
- Managing office access key fobs and stoaway cabinet keys (back up)
- Overseeing office physical security (surveillance cameras, door locks, windows, etc)
- Monitoring and managing the state of the security hardware.

**IT**
- Coordinating IT equipment movement between the Help Desk supplier, the Montreal office and employees
- Reviewing list of open Help Desk tickets and following up on their progress with the Help Desk Supplier
- Answering to employee basic IT requests
- Maintaining the IT equipment storage area (keeping storage tidy, identifying storage bins, identifying defective equipment, keeping track of equipment reorder points, etc)
- Keeping track of temporarily borrowed equipment
- Creating guides and cues to help using IT office equipment

**What are the perks of being a GURU?**
- Be part of a team of fun and determined people, with an interest in business and technology
- People focused culture [check out a Day in the Life at GURUS here]
- Flexible schedule (Between 16-24 hours per week, option to work from home once a week)
- Your well-being first: benefits program (medical & dental insurance), and health flex plan (gym memberships, equipment, therapeutic massages, etc)
- Work culture: training programs, certifications, and opportunities for advancement in the company

FR
Gurus Solutions est à la recherche de quelqu'un qui est autonome, créatif et extraverti pour assumer le rôle de coordonnateur de bureau. Ce rôle hybride travaille à la fois avec l'équipe People & Culture et l'équipe informatique pour s'assurer que l'environnement de travail au bureau est efficace, agréable et amusant pour tous.
Vos tâches principales seront:

- Coordination du bureau
- Entretien de toutes les salles de conférence
- Coordination de petits projets d'amélioration de bureaux
- Communiquer et coordonner avec les fournisseurs, si nécessaire
- S'assurer que le bureau est approvisionné avec tous les besoins consommables (céréales, fruits, café, lait, etc.).
- Maintenir l'organisation de toutes les fournitures de bureau, de l'inventaire des items reliés à la marque Gurus et de l'équipement informatique
- Documenter les procédures opérationnelles standard du bureau (comment les porte-clés du bureau sont-ils attribués, où se trouvent les magasins de fournitures de bureau, quand sont-ils réapprovisionnés, comment le bureau est-il attribué, etc.)
- Point de contact avec le gestionnaire du bâtiment pour le bureau
- Commande et préparation du dîner pour les 'Lunch and Learns' et les visites des clients
- Gestion des porte-clés d'accès au bureau et des clés d'armoires de rangement (sauvegarde)
- Superviser la sécurité physique du bureau (caméras de surveillance, serrures de porte, fenêtres, etc.)
- Surveillance et gestion de l'état du matériel de sécurité.

TI
- Coordonner le déplacement des équipements informatiques entre le fournisseur Help Desk, le bureau de Montréal et les employés
- Examen de la liste des tickets d'assistance ouverts et suivi de leur progression avec le fournisseur d'assistance
- Répondre aux demandes informatiques de base des employés
- Maintenir la zone de stockage du matériel informatique (maintenir le stockage en ordre, identifier les bacs de stockage, identifier le matériel défectueux, suivre les points de réapprovisionnement du matériel, etc.)
- Suivi du matériel emprunté temporairement
- Création de guides à l'utilisation du matériel informatique de bureau

**Quels sont les avantages de devenir un GURU ?**
- Faire partie d'une équipe amusante remplie de personnes déterminées, professionnelles ayant un intérêt marqué pour les affaires et les technologies.
- S'associer à une culture d'entreprise centrée sur l'équipe [Une journée dans la vie d'un GURU ici];
- Profiter d'horaires flexibles (Entre 16-24 heures par semaine, option de travailler à la maison une fois par semaine)
- Mettre votre bien-être au premier plan: un programme d'avantages collectifs tels
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