Secrétaire D'unité Administrative - Hampstead, Canada - Ville de Hampstead

Ville de Hampstead

Verified Company

Hampstead, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

AFFICHAGE

**UN (1) POSTE TEMPORAIRE (remplacement à durée indéterminée)**

** Cols blancs)**

**Titre**

Secrétaire d'unité administrative

**Groupe de traitement**

8

**Taux horaire**

À partir de 27,63$/h

**Département**

Bureau du greffe

**Lieu de travail**

Hôtel de ville

**Statut**

Temporaire (jusqu'au retour du titulaire en poste)

**Horaire normal de travail**

Selon la convention collective

Nature et caractéristiques de la fonction

Sous l'autorité du greffier, le/la secrétaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au service du greffe.

**Exemples des tâches accomplies**

1. Régler un grand nombre de détails administratifs, telle la tenue de l'agenda, la préparation de lettres de nature courante, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du Conseil, la rédaction de rapports et autres documents d'ordre courant, etc.

2. Vérifier la correspondance à expédier et s'assurer qu'elle ne contient pas d'erreur.

3. Exercer un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectuer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées; assister le greffier dans l'élaboration et l'usage d'un système d'archivage.

4. Effectuer diverses tâches de secrétariat et d'écritures, tel le classement et la mise à jour de modifications de lois, de projets de lois, de fiches, d'index, etc.

5. Répondre au téléphone, prendre les messages, donner les renseignements pertinents concernant des dossiers et leur cheminement, accueillir et renseigner les visiteurs.

6. Soutenir le greffier dans toutes les tâches requises pour la tenue de réunions, d'élections, de référendums, de registres, etc.

7. Prendre et transcrire de la dictée et dactylographie, à partir de brouillons ou d'enregistrements, des textes d'ordre administratif; prendre des notes lors de réunions; relire et corriger des textes en portant une attention particulière à la grammaire, à la ponctuation et à la disposition.

8. Utiliser, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l'emploi, tout en ayant recours à la programmation appropriée.

9. Sur demande, remplacer la préposée à l'accueil.

10. Effectuer toute autre tâche connexe.

Latitude d'action

Le travail s'accomplit sous surveillance générale, suivant des instructions et des directives généralement complètes et selon des méthodes, techniques et procédés généralement bien établis ou connus du titulaire.

**Qualifications mínimales requises**

Instruction:
~ Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente

Expérience:
~ Posséder deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi

Connaissances:
~ Connaissance des appareils et des logiciels de bureautique

~ Maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit

Habilités ou aptitudes:
~ Sens du service à la clientèle

~ Travailler avec rapidité et précision

~ Faire preuve de tact et de courtoisie

~ Capacité à travailler sous pression

~ Communiquer aisément

Réf.: Affichage interne Secrétaire d'unité administrative - temporaire

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : à partir de 27,63$ par heure

Avantages:

- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Quart du matin

Types de paie supplémentaire:

- Heures supplémentaires majorées

Lieu du poste : En présentiel