Assistante, Assistant de Direction - Montréal, Canada - Université du Québec à Montréal

Université du Québec à Montréal

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Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**AFFECTATION TEMPORAIRE, À TEMPS COMPLET, POUR UNE PÉRIODE INDÉTERMINÉE. À QUI LA CHANCE?**

**Poste non syndiqué**

Titre du poste : Assistante, assistant de direction (NBN31)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Service du personnel enseignant (6350)

Groupe d'emploi : Soutien administratif
Numéro du poste : Affectation temporaire - Période indéterminée
Statut : Temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : D : Athanase-David

**EXIGENCES NORMALES**:
Scolarité : Diplôme d'études secondaire
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente
Autres:

- Minimum de 75 % au test de français.
- Très fortes habiletés de synthèse et de rédaction.
- Maîtrise de la suite Office.
- Habileté dans les communications verbales.
- Autonomie.
- Capacité de travail en équipe.
- Excellente gestion du stress et capacité à travailler plusieurs dossiers simultanément.
- Capacité d'organisation du travail reconnue.

Salaire : Entre 43 741$ et 58 328$
Classement salarial : 6

**DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Sous la direction du, de la supérieur(e) immédiat(e), cette personne exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du bureau en son absence.

**DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif)**:
Cette personne:

- Tient à jour l'agenda de la direction et prend les dispositions s'y rattachant en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle;
- Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activités, effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à leur production
- Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilité préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude des dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les comptes-rendus;
- Fournit le support clérical et administratif au personnel du service;
- Tient à jour la comptabilité relative aux budgets de fonctionnement et en effectue la saisie de données correspondante; concilie les rapports émis par les services financiers; assume la responsabilité d'une petite caisse;
- Tient à jour le système de classement relié à ses activités; effectue la mise à jour et le transfert de certains dossiers au Service des archives et de gestion des documents.