Agent(E) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire du poste:
Relevant directement du directeur(trice) du département des études intégrées en éducation, le titulaire du poste assurera une administration efficace et efficiente du département, à l'appui de l'enseignement, de la recherche et de l'administration, conformément aux buts et objectifs du département, tout en assurant la cohérence avec la mission et la culture de l'Université. Planifier, élaborer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratifs pour le département. Élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Assurer une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations externes. Soutenir les activités liées à l'administration générale, y compris, mais sans s'y limiter, les finances, les ressources humaines, les communications, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et directives de l'Université. Exercer des fonctions liées à la planification et à l'analyse institutionnelle.

Principales responsabilités:
Opérations
- Gérer les activités administratives de l'unité en s'assurant que la qualité du travail, les procédures et les processus en place servent le département, le corps professoral et la communauté universitaire de manière appropriée.
- Rationaliser et normaliser tous les aspects des opérations.
- Responsable des opérations administratives, de la gestion quotidienne et du bon fonctionnement du département des études intégrées en éducation, y compris le Bureau de l'éducation des Premières nations et des Inuits (BÉPNI).
- Superviser et initier les transactions BSAC/ MINERVA/WORKDAY avec les RH des facultés et le gestionnaire du FST pour assurer la conformité des paiements et de la documentation.
- Participer à la planification budgétaire et recommander des allocations budgétaires, préparer et soumettre le budget de fonctionnement annuel du département.
- Superviser la production de matériel de marketing sur le département, ses programmes, les activités de recherche des professeurs et d'autres événements, y compris la gestion des différents sites Web du département.
- En collaboration avec le président, gérer la charge de travail académique. Aider au recrutement du personnel académique. Signaler au président la progression du personnel académique, du recrutement à la retraite.

Supervision - RH
- Superviser une équipe et évaluer l'avancement des missions de manière juste et équitable.
- Superviser le personnel de soutien et assurer un environnement de travail positif et efficace
- Exécuter plusieurs fonctions RH, y compris la répartition de la charge de travail, la gestion du rendement, la résolution de conflits et la structure organisationnelle du département.
- Planifier, programmer et diriger la charge de travail, et surveiller le rendement et les objectifs de l'unité.

Procédures
- Examiner les questions et fournir des conseils et des solutions aux problèmes
- Rencontrer régulièrement les équipes administratives pour assurer la cohérence, l'équité et la conformité.
- Identifier et participer à des initiatives d'amélioration continue pour maximiser l'efficacité de l'unité.
- Conseiller et faire des recommandations au président du département sur les questions liées aux RH (politiques, rendement, avantages sociaux, formation).
- Effectuer des analyses des besoins et identifier les formations appropriées pour le personnel administratif.
- Recueillir et analyser des données et préparer le rapport annuel du département, les examens cycliques et d'autres rapports selon les directives du président. Répondre aux demandes de données et de rapports émanant de l'administration de la faculté ou de l'université.
- Recommander, élaborer, mettre en œuvre et suivre les nouvelles procédures, politiques et processus administratifs qui soutiennent l'orientation stratégique du département, et conduire l'unité à travers des changements importants

Soutien administratif
- Soutenir le président dans la préparation des analyses de rentabilité, des politiques et des procédures.
- Faire des recommandations concernant la structure organisationnelle et les ressources nécessaires (personnel, espace et budget).
- Planifier et réviser les communications sortantes avec tous les membres du corps professoral du département au nom du président du département.
- Organiser et participer aux réunions du département
- Superv