Adjoint(E) de Direction - Quebec City, Canada - Beneva

Beneva

Verified Company

Quebec City, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
Adjoint(e) de direction

Statut:
Régulier

Sommaire:
Relevant du vice-président - partenariat au leadership, vous aurez à l'assister, ainsi que son équipe de direction, en assurant un soutien dans les tâches administratives.

Vous vous démarquez par votre rigueur, la qualité de votre francais, la collaboration, la discrétion et l'organisation, nous avons le défi qu'il vous faut

Venez mettre vos talents à contribution chez Beneva

Vous vous réalisez dans les fonctions suivantes
- Gestion proactive de l'agenda: tenir à jour le calendrier, procéder aux convocations de réunions statutaires et autres, supporter l'équipe de gestion dans la planification et la coordination de rencontres tant à l'interne qu'à l'externe. Organiser, planifier et céduler les déplacements du vice-président ;
- Planifier, participer et rédiger les comptes rendus de certaines réunions de la vice-présidence. Réserver des salles de réunion et voir à l'organisation logistique de celles-ci (équipement, pauses-santé, repas, etc.). Au besoin, assurer la coordination avec l'équipe de gestion des événements. Préparer les comptes de dépenses ;
- Traiter la facturation, les bons de commande et faire les suivis dans le logiciel Workday ;
- Participer à la préparation du budget en effectuant les suivis nécessaires ; Maintenir les rapports budgétaires à jour tout au long de l'année afin de permettre à son supérieur d'assurer le contrôle des dépenses. Filtrer et prioriser la correspondance et les requêtes reçues, gérer les appels téléphoniques, rediriger au besoin ;
- Participer activement à l'élaboration des présentations, des rapports et des communications ; Réviser des documents de nature stratégique ;
- Effectuer la compilation et l'entrée de données, produire des rapports de productivité et des statistiques.
- Réaliser l'ouverture des dossiers, assurer leur mise à jour électronique, faire le classement électronique des documents et voir au bon fonctionnement du système de classement en conformité avec les standards établis.

Vos talents et qualifications
- Diplôme d'étude collégial (DEC) en bureautique, secrétariat, baccalauréat ou tout autre domaine pertinent ou expérience équivalente.
- Minimum de cinq (5) années d'expérience de travail dans un poste similaire en soutien à un membre de la haute direction d'une entreprise;
- Réalisation concrètes démontrées dans l'utilisation d'outils informatiques tels que la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams et Sharepoint), la connaissance du logiciel Workday sera considérée comme un atout ;
- Aisance avec la manipulation des nouvelles technologies (vidéoconférence, téléphones intelligents, surfaces, etc.);
- #LI-Hybrid_
- #S2_
- #LI-JD1_
- Raison d'être :_
- Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité._

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