Réceptionniste, Commis de Bureau - Montréal, Canada - Portage

Portage

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**SOMMAIRE**

Le titulaire du poste accueille et dirige les visiteurs, leur donne des renseignements d'ordre général, répond au téléphone et achemine les appels ou prend les messages et exécute des tâches administratives générales. De plus, il ou elle supporte l'équipe des ressources humaines au niveau administratif du département.

**RESPONSABILITÉS**
- Reçoit et dirige les appels de façon courtoise, rapide et précise;
- Accueille les visiteurs et avise le membre du personnel concerné de leur arrivée;
- Transmet des renseignements généraux sur demande et au besoin;
- Tient à jour certaines banques d'information;
- Réserve les salles de réunions selon la pratique établie;
- Assure la réception et la distribution des lettres et des colis;
- Affranchit et expédie le courrier quotidiennement et s'occupe du bon fonctionnement de la machine à affranchir;
- Gère les commandes par téléphone, poste et Internet (prix, délais d'attente);
- Gère la papeterie et l'inventaire;
- Vérifie, enregistre, et classe les documents reçus ; dans les registres et les dossiers du service ;
- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers, le tout conformément aux lois;
- Procède à l'ouverture et la fermeture des dossiers des employés ;
- Participe à certaines étapes du processus de recrutement ;
- Accomplit toute autre fonction connexe à son poste.

**PROFIL RECHERCHÉ**
- Diplôme de fin d'études secondaires;
- 1 à 2 ans d'expérience dans un poste similaire et toute autre expérience pertinente;
- Connaissance de la suite Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint;
- Maîtrise de la langue française (parlée, écrite); anglais (parlé et écrit)
- Initiative et entregent;
- Discrétion;
- Sens du jugement et gestion des priorités.

**INFORMATION COMPLÉMENTAIRE**
- **Type de poste **:permanent, temps plein, 35 heures par semaine;
- **Horaire **:lundi au vendredi (9h00 è 17h00);
- **Salaire **:à discuter selon l'expérience ;
- **Avantages sociaux**: assurance collective, REER, PAE, Télémédecine,4 semaines de vacances/an, 13 jours fériés/an, cumul d'heures de maladie ;
- **Autres avantages **:stationnement disponible;
- **Évaluation **:tests de langues seront demandés.
- **L'usage du genre masculin a pour unique but d'alléger le texte**_
- * ENGLISH BELOW**_

**SUMMARY**

The Receptionist-Office Clerk will welcome and direct visitors, gives them general information, answers the phone and transfers calls or takes messages and executes general administrative tasks. Furthermore, the Receptionist-Office Clerk will support the Human Resources Department in their administrative functions.

**RESPONSIBILITIES**
- Receives and directs calls in a courteous and precise manner and rapidity;
- Welcomes visitors and advises the concerned employee(s) of their arrival;
- Transmits general information upon request and as needed;
- Maintains certain databases;
- Reserves the conference rooms according to the established procedure;
- Ensures the reception and distribution of letters and parcels;
- Stamps and dispatches mail daily and ensures proper operation of the postage machine;
- Manages orders by phone, mail and the Internet (prices, estimated delivery times);
- Manages the stationary and inventory;
- Verifies, saves, and files documents received in the department's registers and;
- Enforces the rules around confidentiality, conversations, circulation and destruction of files and records, in accordance with the regulations in place;
- Proceeds with the opening and closing of employee files;
- Participates in certain steps of the recruitment process;
- Accomplishes all other tasks in relation with the position

**PROFILE REQUIRED**
- High School diploma;
- 1 to 2 years of experience in a similar position or any other pertinent experience;
- Knowledge of Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint;
- Fluency in French (spoken and written) and English (spoken and written);
- Initiative and interpersonal skills;
- Discretion;
- Good judgment and management of priorities.

**ADDITIONAL INFORMATION**
- **Job Type**: Permanent, full-time, 35 hours per week
- **Schedule**: Monday to Friday (9a.m. to 5p.m.)
- **Salary**: to be discussed according to experience
- **Benefits**: group insurance, RRSP, telemedicine, employee assistance program,4 weeks of vacation/year, 13 statutory holidays/year, accumulation of sick days
- **Other benefits **:parking on-site
- **Evaluation**: language tests will be requested
- **The use of the masculine gender is for the sole purpose of lightening the text**_
- **Please note that only selected applicants will be contacted**_

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : à partir de 20,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés de Vacances et Compens