Receptionist - Montréal, Canada - Dorchester Wealth Management

Description

Nous sommes à la recherche d'un(e) réceptionniste / assistant(e) administratif(ve) à temps plein pour se joindre à notre équipe. Nous sommes situés au centre-ville de Montréal.

Forts d'une histoire qui remonte à plus de 90 ans, Dorchester Gestion d'Actifs ('Dorchester') est l'une des premières sociétés indépendantes de conseil en investissement au Canada. Grâce à une approche personnalisée de la gestion de portefeuille, notre objectif est de protéger le capital de nos clients et de le faire fructifier intelligemment.

Vous possédez un grand esprit d'équipe et vous êtes reconnu pour votre débrouillardise, intelligence, discrétion, capacité à travailler de façon autonome et à respecter les délais serrés. Vous êtes une personne axée sur les solutions, sympathique, méticuleuse et vous appréciez d'être impliqué dans des initiatives importantes afin de soutenir le développement de l'ensemble de l'organisation.

**Responsabilités**:

- Répondre et filtrer / transférer les appels entrants et prendre des messages précis
- Maintenir une atmosphère professionnelle à la réception
- Réserver et tenir un registre des réunions organisées dans nos 2 salles de conférences
- S'occuper des visiteurs
- Collecte et distribution du courrier entrant
- Accéder à des recherches via l'internet et imprimer des rapports sélectionnés
- Numérisation et préparation des chèques à déposer
- Suivi et réconciliation des dépôts
- Réservation et gestion des services de messagerie et de bâtiment
- Commande de papeterie
- Utilisation de Microsoft Office et du logiciel interne de gestion de portefeuille
- Préparation des envois mensuels / trimestriels à l'aide de Microsoft mail merge
- Assemblage et envoi des relevés mensuels des clients
- Traitement de l'ensemble du courrier (enveloppes timbrées / distribution dans les boîtes aux lettres)
- Réconciliation des soldes de comptes et des avoirs
- Tâches administratives générales et saisie de données

**Ce que nous recherchons**:

- 1 à 3 années d'expérience en bureautique
- Excellente étiquette téléphonique
- Apparence professionnelle
- Bilingue (français / anglais) - la majorité de nos clients étant anglophones, notre réceptionniste doit maîtriser le français et l'anglais
- Excellentes compétences informatiques (Microsoft Office)
- Apprentissage rapide
- Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
- Organisé et capable de prendre des initiatives et d'établir des priorités dans la charge de travail
- Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Autonome et capable de résoudre des problèmes
- Consentir à une vérification du crédit et du casier judiciaire
- Disponibilité pour travailler pleinement à nos bureaux

**Ce que nous offrons**:

- Rémunération en fonction de l'expérience, des connaissances et des compétences
- Horaires de travail : 9 heures à 17 heures (1 heure pour le dîner)
- Passe mensuelle pour le bus / métro/ train
- 2 semaines de vacances par an

Dorchester est un employeur qui prône l'égalité des chances, qui célèbre la collaboration et l'innovation et qui s'engage à développer un lieu de travail diversifié et inclusif.
- **English Description **_

We are seeking a full time Receptionist / Administrative Assistant to join our team. We are located in downtown Montreal.

With a history dating back more than 90 years, Dorchester Wealth Management ("Dorchester") is one of Canada's original independent investment counselling firms. With a tailor-made approach to portfolio management, our focus is to protect our clients' capital and grow it intelligently.

You are a team player known for your resourcefulness, intelligence, discretion, ability to work independently and meeting deadlines. You are solution-oriented, pleasant to work with, meticulous, and appreciate being involved in meaningful initiatives in order to support the development of the overall organization.

**Responsibilities**:

- Answering and screening / forwarding incoming calls and taking accurate messages
- Maintaining a professional atmosphere at the reception
- Booking and keeping a log of the meetings organized in our two conference rooms
- Attending to visitors
- Collection and distribution of incoming mail
- Accessing research via the internet and printing selected reports
- Scanning and preparing cheques for deposit
- Monitoring and reconciling deposits
- Booking and management of courier and building services
- Ordering stationery
- Working with Microsoft Office and in-house portfolio management software
- Preparing monthly / quarterly mailing using Microsoft mail merge
- Collating and mailing monthly client statements
- Process all mail (stamp envelopes / mail box delivery)
- Reconciling account balances and holdings
- General administrative tasks and data entry

**What we're looking for**:

years office experience
- Excell