Adjoint(E) à La Direction - Gatineau, Canada - La Maison et Fondation Mathieu Froment-Savoie

La Maison et Fondation Mathieu Froment-Savoie

Verified Company

Gatineau, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**La Maison et Fondation Mathieu Froment-Savoie**

Fondée en 1999, la Maison Mathieu Froment-Savoie est un partenaire essentiel du réseau de la santé et des services sociaux reconnu par le milieu comme un maillon indispensable de soins palliatifs dans l'Outaouais. Elle accueille et accompagne, gratuitement, les personnes en fin de vie et leurs proches, afin de leur permettre de vivre le plus sereinement possible les derniers moments dans le respect, la dignité et la compassion. Son équipe de professionnels et de bénévoles, profondément engagée envers les personnes en fin de vie, se voue à prodiguer des soins de qualité.

La Fondation Mathieu Froment-Savoie a été mise sur pied pour assurer la pérennité financière de la Maison Mathieu Froment-Savoie grâce à des engagements financiers à moyen et à long termes de la part de philanthropes de la région de l'Outaouais. La Fondation se veut aussi un véhicule de sensibilisation et de prise de conscience de l'importance de soutenir ceux et celles qui ont à cœur d'accompagner les personnes en fin de vie dans l'amour et la dignité.

**Description du poste**

Relevant de la directrice générale, l'adjoint.e à la direction contribue à l'efficacité administrative en effectuant diverses tâches cléricales et de gestion administrative selon les informations obtenues par sa supérieure afin de répondre aux exigences. La personne soutient principalement la directrice générale, mais est aussi amené à collaborer régulièrement avec l'ensemble de l'équipe de la Maison et de la Fondation.

**Tâches et responsabilités**

**Général**
- Assister la directrice générale dans ses tâches quotidiennes (appels, courriels, rendez-vous, réunions, suivis, approbations, etc.) ;
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique ;
- Accueillir et assurer le bienêtre des visiteurs pour la directrice générale ;
- Recevoir et dépouiller le courrier entrant en collaboration avec la directrice générale ;
- Remplacer la réceptionniste bénévole en son absence;
- Représenter la directrice générale en son absence;
- Accomplir toute autre tâche de même nature ou d'ordre général demandée par la directrice générale dans le cadre de ses fonctions.

**Administratif**
- Composer, réviser et/ou faire la mise en page diverses communications écrites demandées par la direction générale ou par les autres coordonnatrices (courriels, lettres, remerciements, envois massifs, relances, affiches, etc.) ;
- Établir et maintenir un système de classement des documents physiques et électroniques ;
- Créer des documents avec Canvas (publicité sur les réseaux sociaux, billets, affiches, etc.) ;
- Coordonner les envois postaux massifs (publipostage, communications, listes, remerciements, etc.).

**Informatique**
- Effectuer de l'entrée de données (CRM, statistiques, tableaux de bord, etc.) ;
- Coordonner les infolettres et les envois électroniques (DonorPerfect, Mailchimp) ;
- Effectuer la gestion des comptes de réseaux sociaux (messages, publications, etc.) ;
- Maintenir à jour le site web (Wordpress).

**Réunions**
- Planifier et coordonner les réunions des conseils d'administration et l'assemblée générale annuelle (convocations, présences, préparation des documents, prise de notes, résolutions, procès-verbaux, etc.) ;
- Assister la directrice générale dans les réunions d'équipe (prise de notes, préparation des documents et comptes-rendus, etc.) ;
- Assister la directrice générale dans toute autre réunion à laquelle elle participe (prise de notes, préparation des documents et comptes-rendus, etc.) ;
- S'assurer que les salles de formation et de conférence sont prêtes à être utilisées en tout temps.

**Inventaire et achats**
- Suivre l'inventaire et coordonner l'impression des documents de la Maison et de la Fondation (dépliants, cartes d'affaire, papier à entête, etc.) ;
- Assurer l'inventaire des produits de papeteries et autres articles de bureau, faire approuver les requêtes et procéder aux achats/commandes de fournitures ou autres commandes selon les besoins (Fondation, cuisine, bénévoles, soins, etc.).

**Finances**
- Faire la gestion des dons, des reçus d'impôts et des lettres de remerciements avec le logiciels _DonorPerfect _et _CanaDon_ ;
- Soutenir le travail des réceptionnistes bénévoles qui offrent leur aide avec les logiciels _DonorPerfect_ et _CanaDon_ ;
- Effectuer les dépôts à la caisse pour la Maison et la Fondation ;
- Assurer le suivi des dépôts en collaboration avec la technicienne en comptabilité ;
- Assister la technicienne en comptabilité lors des audits financiers annuels et avec tout autre besoin ponctuel en cours d'année.

**Fondation**
- Assister la directrice générale ainsi que la coordonnatrice des activités de financement dans la logistique de l'organisation des activités à venir (p