Coordinateur/coordinatrice Administratif/ve - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Sous la direction de superieure immédiate, fournir un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Gère les comptes de l'unité. Participe à l'organisation des activités de l'unité. Il/elle est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Gérer les systèmes d'information informatisés.

Principales tâches et responsabilités:

- Agit en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Résout les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il/elle consulte la documentation pertinente et se met en rapport avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recommande des modifications de procédure pour permettre à l'unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec le superviseur et d'autres personnes à l'établissement des priorités de travail. Assure le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Rédige de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prend des notes et dactylographie divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service. Signer certains documents.
- Tient à jour l'agenda du superviseur. Fixe les rendez-vous, les rappelle au superviseur et organise l'emploi du temps en fonction des priorités.
- Fournit des informations aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Détermine la raison de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Il évalue la nécessité de l'intervention d'autres personnes ressources et prend les rendez-vous nécessaires.
- Examine et trie le courrier. Prépare les dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant les informations nécessaires. Répond aux demandes dans son domaine de responsabilité. Il prend note des actions requises et en assure le suivi.
- Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.
- Utilise divers logiciels. Entretient les systèmes d'information informatisés et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agit comme personne-ressource en ce qui concerne l'utilisation des logiciels. Explique et démontre l'utilisation des logiciels, résout les problèmes dans son domaine de compétence et assure la liaison avec les personnes-ressources en informatique, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Il maintient des systèmes de classement et prend des dispositions pour l'archivage.
- Assurer l'inventaire et l'achat de fournitures et d'équipements. Organise l'entretien du matériel de bureau.
- La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être effectuées par un employé dont le poste a été associé à la présente description d'emploi générique.

Autres compétences et aptitudes qualifiées
- Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4._

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau F) $ $36.46

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Administrateur (NS)

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:

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