Adjoint ou Adjointe à La Direction - Montréal, Canada - CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

Verified Company

Montréal, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

du poste:
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:

- Coordination des rencontres et comités (25 %)
- Tient à jour l'agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres ;
- Coordonne les déplacements de la directrice adjointe ;
- Répond aux sondages et aux « doodles » et aux demandes de rencontres et planifie les statutaires mensuelles ;
- Participe à l'organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, etc.) ;
- Rédige l'ordre du jour, assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu.
- Assistance administrative (40 %)
- Assiste la directrice adjointe et les employés de la direction dans leurs tâches administratives et de bureau et les libère de certaines de ces tâches ;
- Fait le suivi des courriels et transfère les demandes aux personnes concernées ;
- Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction ;
- Collabore à la réalisation des objectifs de la direction ;
- Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques ;
- Soutient la directrice adjointe pour les activités de recrutement ;
- Collabore à l'accueil, à l'orientation et à la formation du nouveau personnel.
- Préparation et traitement des documents (25 %)
- Effectue l'entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.
- Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique ;
- Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents ;
- Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer ;
- Assure le classement et l'archivage des documents administratifs ;
- Reçoit le courrier de la direction, y compris le courrier électronique, et rédige, s'il y a lieu, les réponses selon les instructions de la directrice adjointe ;
- Dépouille, distribue, classifie le courrier et effectue les envois postaux ;
- Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s'assure de leur distribution.
- Service à la clientèle (en continu)
- Reçoit et traite les appels téléphoniques et fait les suivis nécessaires ;
- Donne les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences.
- Autres fonctions (5 %)
- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des
- dossiers ;
- Crée des requêtes électroniques en cas de bris d'équipement ;
- Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat- Exigences:
- Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d'emploi)- Posséder un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ET 2 ans d'expérience de travail comme secrétaire

OU- Détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ ET 4 ans d'expérience de travail en tant que secrétaire

Équipements utilisés de manière régulière- Ordinateur, Outlook, suite Microsoft Office
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.