Adjointe Administrative Principale - Oakville, Canada - ServiceMaster

ServiceMaster

Verified Company

Oakville, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**RÉSUMÉ DE L'EMPLOI**

Le but de ce travail est de fournir un soutien administratif supérieur aux principales marques de ServiceMaster, en gérant efficacement toutes les tâches assignées en temps opportun. Ce soutien comprend, sans toutefois s'y limiter, l'établissement des horaires, la gestion des voyages, la gestion des délais et des engagements, la prestation d'un soutien pour la consolidation des rapports sur les présentations d'affaires, la gestion des événements sociaux et internes, la collecte de données et la préparation de la correspondance, ainsi que la collecte et la soumission des dépenses

L'accent est mis sur la réalisation des produits livrables.

**Responsabilités essentielles de l'emploi**:
Les tâches et le temps consacrés à l'exécution de chaque tâche varieront à mesure que les besoins de l'entreprise sont flexibles.

Administration
- Appuyer la préparation de présentations d'affaires.
- Préparer de façon indépendante la correspondance et les rapports.
- Gérer les courriels et les communications, déterminer les niveaux critiques de communication et la nécessité de la notification de l'exécutif.
- Interpréter et clarifier les demandes et fournir un soutien avec les réponses et les mesures requises.
- Faire le suivi des délais et des engagements envers ou depuis l'équipe.
- Préparez-vous aux examens hebdomadaires, mensuels et trimestriels, aux réunions et aux routines, y compris la gestion électronique de la documentation et tous les rapports d'information.
- Planifier, planifier et gérer la logistique liée aux réunions et aux conférences.
- Gérer les demandes et les préoccupations avec tact et diplomatie.
- Diriger ou aider à la planification et à la facilitation d'événements internes de l'entreprise et des clients.
- Consigner, transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions.
- Effectuer un soutien administratif général qui comprend les frais de traitement, les envois de messagerie et les copies.
- Autres tâches affectées au soutien de l'entreprise.

Réception
- Répondre aux lignes téléphoniques et aux appels directs de manière appropriée
- Assurez-vous que les visiteurs sont connectés et sortants à la réception
- Maintenez une apparence bien rangée et accueillante à la réception
- Vérifiez et distribuez le courrier (tous les jours)
- Examiner les messages vocaux et électroniques du service de réponse ou du site Web - action ou envoi au membre du personnel approprié
- Préparer les feuilles de transport de Purolator pour les expéditions
- Cuisine, fournitures de bureau, fleurs/paniers-cadeaux pour le personnel et le réseau sur demande (sympathie, aller bien, félicitations)
- Surveiller la saisie des factures Concur et la vérification du processus de toutes les factures entrantes
- Code et soumettre les factures d'entreprise attribuées
- Approuver toutes les factures soumises une fois en état d'examen comptable.
- Télécharger les factures/relevés fournisseur au besoin
- Transférer les données des chèques en vrac du Compte national dr vers des feuilles de calcul (RSA & Economical)
- Créer et mettre à jour de nouveaux profils de fournisseurs dans Concur
- Mettre à jour les profils des fournisseurs dans Concur.

**Tu es**:

- chaleureux et amical avec une attitude positive
- possèdent une forte capacité à effectuer plusieurs tâches
- orientés détaillés et technophiles

**Caractéristiques et exigences de capacité**
- Solides compétences en communication écrite et verbale
- Très organisé avec le souci du détail
- L'éthique de travail, la conscience et l'approche démontrées fonctionnent avec urgence
- Capacité éprouvée d'établir et de maintenir de solides relations de travail
- Flexible, adaptable et capable de travailler efficacement dans une variété de contextes
- Joueur d'équipe qui favorise l'apprentissage en équipe
- Fonctionne bien de manière indépendante et dans un environnement d'équipe
- Capacité à effectuer plusieurs tâches

**Formation spécifique et/certaines connaissances pratiques requises dans les domaines suivants**:
Étiquette téléphonique

Microsoft Office avancé

Administration du bureau

Gestion de projet

D'accord