Agent Administratif Aux Comités Et à La Gestion - Montréal, Canada - Barreau du Québec

Barreau du Québec

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Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Le Barreau cherche à pourvoir un poste permanent administratif syndiqué d'agent aux comités et à la gestion documentaire (AS-58).

**DESCRIPTION SOMMAIRE**

Relevant du superviseur et du directeur du Service des greffes, l'agent aux comités et à la gestion documentaire offre un soutien administratif aux opérations liées à tous les comités sous l'égide du Service des greffes. Il est chargé de la gestion documentaire du service des greffes, y compris du classement des documents électroniques conformément aux procédures et convention de nommage en place. Il accomplit aussi diverses tâches de secrétariat, tout en assurant le service à la clientèle de première ligne des greffes.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**

**- **Assure, conformément à la procédure en place, le traitement des boîtes courriels liées aux comités sous l'égide du Service des greffes;
- Effectue l'ouverture des dossiers, l'entrée de données ainsi que la préparation et la transmission de documents aux intervenants concernés;
- Effectue la classification, la numérisation, le caviardage et l'archivage de divers documents, y compris la fermeture des dossiers liés aux différents greffes ainsi que la gestion électronique des documents du Service des greffes selon le plan de classification et la convention de nommage en place;
- Assure, par téléphone, par courriel ou tout autre mode de communication, le service à la clientèle de première ligne des greffes;
- Répond, en effectuant les recherches appropriées en collaboration avec les techniciens juridiques concernés, aux demandes d'information, notamment les demandes de renseignements concernant le processus disciplinaire ou les antécédents disciplinaires d'un avocat;
- Transmet tout renseignement pertinent aux intervenants concernés, notamment les décisions et avis dans les secteurs visés ou liés à tout processus de recouvrement par le Secrétariat de l'Ordre et affaires juridiques;
**- **Effectue l'entrée des données et tient à jour certains registres de données et de statistiques dans les différents systèmes et fichiers correspondants;
- Inscrit au calendrier les audiences de tous les comités statutaires ainsi que les informations pertinentes et assure leur mise à jour;
- Effectue, en collaboration avec les techniciens juridiques, la préparation et l'envoi de divers documents, tels que des mémoires de frais, des lettres de rappel, des dossiers conjoints et des dossiers du comité de révision;
- Procède au suivi des envois de documents, y compris les vérifications liées au retour des pièces, des procès-verbaux et autres documents en provenance des greffiers;
- Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.

**QUALIFICATIONS REQUISES**

**Formation**:
Diplôme d'études collégiales ou AEC en secrétariat juridique ou en technique juridique ou l'équivalent.

**Expérience**:
Une (1) année d'expérience pertinente.

**Habiletés**:

- Être orienté vers les clients;
- Organisation et gestion des priorités;
- Être doué pour la communication interpersonnelle;
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
- Maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite pour répondre aux demandes du public anglophone;
- Capacité d'apprentissage et d'adaptation;
- Rapidité d'exécution;
- Habiletés au travail d'équipe;
- Faire preuve de rigueur;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.

**HORAIRE DE TRAVAIL**
- 33 h 45/semaine

**LIEU DE TRAVAIL**
- Vieux-Montréal

**DATE D'ENTRÉE EN POSTE**
- Le plus tôt possible

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 36 287,00$ à 51 839,00$ par an

Avantages:

- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Programme d'Aide aux Employés
- REER Collectif
- Régime de retraite
- Travail à domicile

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2Y 3T8