Chef des services administratifs - Montreal (administrative region) - Torys LLP

Description

La personne titulaire du poste s'occupe de la prestation globale des services juridiques et de soutien administratif, en mettant l'accent sur la gestion et la répartition de la charge de travail, la qualité du service et l'efficacité. Elle offre un soutien essentiel au personnel en éliminant les obstacles à la productivité, en équilibrant la charge de travail, en établissant les horaires, en déterminant et communiquant les pratiques exemplaires, et en veillant à ce que les adjoints aient accès aux outils, technologies et formations dont ils ont besoin pour offrir un rendement optimal. De plus, elle est le premier point de contact pour toutes les questions relatives aux installations du bureau.

Responsabilités principales

• Agir comme principale personne-ressource en matière de soutien juridique pour les avocats, et demander des directives et de l'encadrement au directeur général ou à la directrice générale - Soutien juridique au besoin. En plus de mener le processus officiel de gestion du rendement, vérifier auprès des avocats si leurs besoins sont comblés.
• Assurer une répartition équitable du travail en examinant régulièrement la répartition de la charge de travail, en établissant un équilibre entre la complexité et le volume des tâches, et en procédant à des ajustements lorsque les priorités ou les capacités changent.
• S'occuper des indicateurs de rendement clés du soutien juridique, y compris l'analyse des rapports d'heures supplémentaires, des rapports d'utilisation et des rapports sur les effectifs et les ratios, et travailler avec le directeur ou la directrice - Soutien juridique pour recommander les changements nécessaires.

Engagement de l'équipe

• Établir des relations saines et productives avec les employés en étant un modèle de respect, de communication ouverte, de compréhension et de solidarité.
• Offrir un soutien essentiel au personnel de soutien juridique en éliminant les obstacles qui nuisent à la productivité, en aidant à équilibrer la charge de travail et en planifiant les horaires. Aborder les problèmes individuels ou interpersonnels selon une approche axée sur la communication ouverte et la résolution conjointe. Trouver des occasions de souligner les réussites des personnes et de l'équipe.
• En collaboration avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines, s'occuper du recrutement et prendre des décisions en matière de dotation, et jouer un rôle actif dans l'accueil et l'orientation des nouveaux employés.

Normes et amélioration continue

• Demander les commentaires des adjoints et adjointes juridiques et des donneurs d'ouvrage concernant leurs besoins en matière de soutien et de formation, et contribuer à l'élaboration de normes de rendement, d'offres de service et de procédures opérationnelles normalisées.
• Collaborer avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration pour déterminer les pratiques inefficaces et les pratiques exemplaires ainsi que les formations qui peuvent être offertes pour améliorer les compétences techniques et administratives des membres de l'équipe.
• Participer à des projets et à des initiatives en fonction des besoins.

Gestion du rendement

• Organiser et mettre en œuvre le processus d'évaluation du rendement du personnel des services juridiques et des services de soutien. Demander aux avocats de donner de la rétroaction officielle (chaque année) et informelle sur le rendement individuel, et collaborer étroitement avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines pour attribuer les cotes de rendement de façon juste et uniforme.
• De concert avec les avocats, rédiger et présenter des évaluations du rendement équilibrées. Établir des plans de perfectionnement et de formation pour aider les personnes à régler leurs problèmes de rendement ou à atteindre leurs objectifs d'apprentissage.
• En collaboration avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines, recommander des salaires et des primes de fin d'année conformes à la structure salariale et aux lignes directrices en matière de mesures d'incitation.

Recrutement et intégration

• Collaborer avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines dans le cadre des entrevues pour les postes des services juridiques et des services de soutien, notamment en préparant les descriptions de poste, en examinant les curriculum vitae et les qualifications des candidats par rapport aux critères de recherche, en planifiant les entrevues et en assurant la liaison avec les autres services, au besoin.
• Gérer le processus d'intégration et d'accueil, y compris la correspondance initiale et les programmes d'orientation. Prendre l'initiative d'accueillir les nouveaux employés et de leur présenter le bureau et le cabinet.

Installations et locaux

• Agir comme point de contact pour toutes les questions relatives aux installations du bureau. Collaborer étroitement avec le directeur ou la directrice - Technologie audiovisuelle et services de bureau pour les rénovations ou agrandissements nécessaires des bureaux.
• Planifier, coordonner et mettre en œuvre les événements et initiatives du cabinet de Montréal, qu'il s'agisse d'activités internes quotidiennes (par exemple, événements sociaux, reconnaissance du personnel, Semaine de la santé mentale, initiatives caritatives) ou d'événements à grande échelle dans l'ensemble du cabinet. Collaborer étroitement avec le bureau de Toronto afin d'assurer une logistique sans faille, une harmonisation entre les bureaux et un niveau élevé et constant de professionnalisme et de service à la clientèle.

Engagement des fournisseurs

• En collaboration avec la direction, négocier les modalités contractuelles et superviser le travail des fournisseurs afin de veiller à ce qu'ils respectent les modalités et les ententes de niveau de service.
• Établir et entretenir des relations avec les principaux fournisseurs et servir d'intermédiaire pour transmettre les besoins commerciaux aux contractants externes.

Budget

• Collaborer avec la direction pour établir les budgets (dépenses, produits et recouvrements), comparer les chiffres réels par rapport aux budgets et faire part des problèmes, le cas échéant. Fournir des prévisions et des mises à jour lorsqu'il y a des changements.

Qualifications et expérience

• Diplôme d'études postsecondaires ou expérience équivalente suffisante pour remplir les exigences essentielles du poste.
• De 8 à 10 ans d'expérience dans la gestion des relations avec les fournisseurs, de préférence dans un cabinet de services professionnels.
• Expérience en coordination d'équipe, en supervision de projet ou en encadrement, un atout.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office et connaissance pratique des systèmes de gestion de documents, de saisie du temps et de facturation.
• Bonnes habiletés interpersonnelles et capacité avérée à établir des relations de travail basées sur la confiance.
• Capacité naturelle d'instaurer une saine dynamique d'équipe et de montrer l'exemple, y compris en prônant la solidarité, la collaboration, la communication inclusive, la résolution conjointe de problèmes et la résolution de conflits.
• Capacité reconnue à remettre en question le statu quo pour améliorer les méthodes de travail et l'efficacité de la prestation de services.
• Aptitudes exceptionnelles pour le service à la clientèle et capacité avérée à dépasser les attentes des clients.
• Excellentes aptitudes pour la communication et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de l'organisation.
• Bon sens de l'organisation, souci du détail et compétences en gestion du temps afin d'établir les priorités et de respecter les échéances dans un environnement où la pression est forte.
• Bon jugement, y compris la capacité de traiter des renseignements confidentiels avec la plus grande discrétion.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires pour répondre aux demandes des clients, s'il y a lieu.

Renseignements supplémentaires

• Il s'agit d'un poste en mode hybride, soit quatre jours en présentiel et un jour en télétravail. Dans le cadre du processus d'accueil et d'intégration, une présence au bureau plus fréquente est requise aux fins de formation.
• Cette offre d'emploi concerne un poste vacant existant.
• Le salaire sera déterminé en fonction des compétences, de l'expérience et des qualifications du candidat.

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