Administrateur de Bureau - Laval, Canada - United Services Group

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Laval, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

About Us
We are an established Canadian facility, maintenance company. We provide a variety of services to large retail and commercial businesses nationally.
We have a competitive compensation & benefits plan including health, dental and vision, and a pension plan after 1 year.

Administrateur de bureau (pour le bureau de Montréal 3579 Ashby St. Laurent, Québec)

**Style de travail hybride**: 5 jours de travail à domicile et 2 jours au bureau.
Bilingue - Français/anglais
- Préparer le rapport des chèques pour la comptabilité - L'envoyer avec les chèques à Liliana.
- Recevoir et vérifier les commandes livrées au bureau de Montréal (Fedex à l'entrepôt)
- Commander le matériel de bureau de Hamster - Faire le suivi des articles nécessaires au bureau, passer les commandes selon les besoins de l'équipe du Québec. Suivre le processus d'approbation.
- Planifier et contrôler l'équipe de nettoyage du bureau. S'assurer que le bureau est bien entretenu.
- Commander une bonbonne d'eau pour le distributeur d'eau du bureau (Suspendu pour le moment, jusqu'à ce que nous revenions au bureau à temps plein.)
- Recevoir le courrier du bureau et s'assurer qu'il est distribué au bon département/personne.
- Répondre aux appels téléphoniques, les transmettre à l'équipe. Vérifier les messages vocaux et les transmettre au bon département. (environ 2 par jour)
- Préparer les expéditions et les lettres à envoyer par Fedex ou Postes Canada comme demandé par les membres de l'équipe.
- Assurer le suivi et la commande du matériel pour imprimantes de bureau. Contacter le technicien de Copydata si des problèmes de fonctionnement de la machine sont détectés.
- Factures de bureau - S'assurer que toutes les factures de service sont approuvées puis reçues par Theresa pour paiement. (hôtels, électricité, loyer du bureau, hamster, matériel de bureau, etc). " les reçoit toutes par voie électronique"
- Commander de la nourriture pour les réunions d'équipe comme demandé.
- Effectuer les réservations pour les activités de Team Building à la demande du directeur régional.
- Réservations d'hôtels et de vols pour ATL et Québec (RCD, CCD) selon les besoins. Toujours suivre le processus d'approbation. S'assurer que Maria reçoive toutes les copies des factures pour les réservations faites avec le cc de la compagnie.
- Faire les réservations et demander le paiement des billets pour les événements des clients (budget promotionnel du directeur régional).
- Ramasser les lettres enregistrées non distribuées de Pharmaprix Cote Vertu selon les besoins. On reçoit des lettres recommandées du magasin situé non loin du bureau, principalement des documents juridiques ou d'assurance. 15 minutes de marche
- Rapport de livraison des livres SDS. Suivi des nouveaux comptes. S'assurer que tous les magasins ont des livres SDS ; si ce n'est pas le cas, faire un suivi avec l'équipe lors de la réunion AM. préparer les livrets en FR.