Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve) - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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Bureau du directeur général des Services aux étudiants

Le Bureau du directeur général des Services aux étudiants supervise et coordonne nos différents secteurs de service afin d'offrir des programmes et des services de grande qualité pour faciliter la transition de nos étudiants vers la vie universitaire et leur réussite continue pendant leurs études. Représentant les Services aux étudiants non seulement au sein de l'Université, mais aussi dans l'ensemble de la collectivité, le directeur général rassemble également l'expertise en évaluation, en communication, en équité, diversité et inclusion ainsi que les activités universitaires dans le but de promouvoir une expérience positive pour les étudiants de McGill.

Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information.

Principales responsabilités:

- Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité.Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
- Contribuer au bon fonctionnement de l'unité.Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l'unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l'exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d'orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
- Mettre à jour l'agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
- Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux question dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s'imposent et assurer un suivi.
- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
- Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d'utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l'utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes:
LI-Hybrid

Formation et expérience mínimales requises:
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire:
(AAPNEUM Niveau F) $ $35.40

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Assistant Director

Date de fin de l'emploi (le cas échéant):

Date limite pour postuler:

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