Assistant(E) Administratif(Ve) Et Exécutif(Ve) - Montréal, Canada - L'Association d'études canadiennes et l'Institut Metropolis

Description

**Assistant(e) Administratif(ve) et Exécutif(ve) **_(English follows) _

L'Association d'études canadiennes et l'Institut Metropolis recherchent un(e) professionnel(le) en administration qui soit expérimenté(e), organisé(e) et qui a le souci du détail en vue d'assister notre président/PGD et d'effectuer les diverses tâches administratives qui lui sont confiées. Travaillant en étroite collaboration avec le PDG, les cadres dirigeants et notre comptable, la personne retenue devra impérativement s'assurer que les tâches administratives essentielles liées aux opérations de bureau, au traitement des factures, à la tenue générale des dossiers, à la gestion de l'agenda du PDG et - toute autres tâches assignées - soient accomplies de manière efficiente.

Il s'agit d'une excellente opportunité pour un/une professionnel(le) soucieux(se) du détail, doté(e) d'excellentes aptitudes en communication et d'une approche proactive en matière de résolution de problèmes.

**Tâches et responsabilités**
- Piloter les opérations quotidiennes du bureau, y compris la gestion de calendrier du PDG, la coordination des réunions et tenir à jour les fournitures de bureau.
- Gérer et préserver les divers aspects du fonctionnement du bureau, y compris le classement, la gestion des données et la préparation des documents. Veiller à la confidentialité et à la sécurité des informations sensibles.
- Assurer la coordination des préparatifs de voyage, de l'hébergement et des itinéraires du PDG, selon les besoins.
- Fournir un appui dans la préparation des rapports, des présentations et des correspondances, selon les besoins.
- Apporter un soutien à notre comptable en traitant / émettant des factures, en assurant le suivi des dépenses et le paiement des fournisseurs.
- Gérer le programme hybride du personnel.

**Compétences et qualifications**
- Baccalauréat (B.A.) ou certificat ou une combinaison équivalente en études et en expérience.
- Expérience de travail dans une fonction administrative avec des organismes caritatifs enregistrés ou à but non lucratif.
- Une connaissance en tenue de livres (comptabilité) est fortement souhaitée.
- Au moins deux ans d'expérience en tant que gestionnaire de bureau, assistant(e) exécutif (ve) ou assistant(e) administratif(ve).
- Maîtrise des logiciels et équipements de bureau, en particulier la suite MS Office et Google Workspace.
- Solides compétences organisationnelles et multitâches, avec la capacité de prioriser les tâches et de respecter les délais.
- Le souci du détail et l'habileté dans la résolution de problèmes.
- Aptitude à préserver la confidentialité et à faire preuve de discrétion lors du traitement d'informations sensibles.
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation.
- Proactif(ve) et être très motivé(e), avec une attitude positive.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite, en anglais et en français.
- En tant qu'employeur qui favorise l'égalité des chances, nous apprécions la diversité de nos employé(e)s, et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous._

**Durée du contrat **:Permanent, à temps plein

**Salaire **:44 000 $ $

**Lieu de travail **:Montréal, avec l'option de travailler à distance deux jours par semaine.

**Administrative and Executive Assistant**

This is an excellent opportunity for a detail-oriented professional with excellent communication skills and a proactive approach to problem-solving.

**Tasks and Responsibilities**
- Oversee the office's day-to-day operations, including managing the CEO's schedule, coordinating meetings, and maintaining office supplies.
- Manage and maintain office systems, including filing, data management, and document preparation. Ensure confidentiality and security of sensitive information.
- Coordinate travel arrangements, accommodations, and itineraries for the CEO as required.
- Assist in preparing reports, presentations, and correspondence as required.
- Support our bookkeeper by processing/issuing invoices, tracking expenses, and paying vendors.
- Manage staff hybrid work schedule.

**Skills and Qualifications**
- Bachelor's degree or certificate or equivalent combination of education and experience.
- Experience working in an administrative capacity with registered charities or not-for-profits.
- Knowledge of bookkeeping is strongly preferred.
- Minimum of 2 years experience as an office manager, executive assistant, or administrative assistant.
- Proficiency in using office software and equipment, particularly MS Office Suite and Google Workspace.
- Strong organizational and multitasking skills, with the ability to prioritize tasks and meet deadlines.
- Attention to detail and problem-solving abilities.
- Ability to maintain confidentiality and exercise discretion when handling sensitive information.
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