Adjoint administratif de direction - Montreal, Canada - SOQUIJ

Description

Relevant de la direction de l'information juridique, le titulaire du poste est responsable d'assurer le soutien administratif pour l'ensemble des activités la direction. Il doit notamment :

· Produire et vérifier la facturation, les réclamations de débours ainsi que les bons de commandes ;

· Rédiger la correspondance courante, les lettres aux clients et les notes de service internes ;

· Voir à la préparation, à l'organisation et à la tenue de divers événements, comités et réunions ;

· Organiser les déplacements et les réservations nécessaires ainsi que les inscriptions des membres de la direction à des formations ou des événements extérieurs ;

· Planifier l'horaire des réunions de la direction, convoquer les membres, préparer l'ordre du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des dossiers ;

· Maintenir à jour un système de classement des dossiers et fournir un soutien pour la gestion des dossiers électroniques ;

· Collaborer à la préparation du budget et des états financiers ;

· Créer et mettre à jour divers documents, fichiers ou rapports et registres de statistiques ;

· Créer et maintenir des modèles et des formulaires électroniques ;

· Compléter et mettre à jour les différents registres implantés dans le cadre de la gestion contractuelle ;

· Recevoir et distribuer le courrier postal, expédier et récupérer les colis et les envois par messager pour la direction ;

· Agir en tant que personne ressource auprès des membres de la direction en ce qui a trait à l'utilisation avancée des logiciels bureautiques et de certaines applications de systèmes internes.

EXIGENCES

· Diplôme d'études secondaires (DES) en plus d'une formation spécialisée d'au moins un an (DEP) ou l'équivalent ;

· Minimum de 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires ;

· Excellente connaissance du français, tant à l'oral qu'à l'écrit ;

· Maîtrise du logiciel Excel ;

· Très bonne connaissance de la Suite Office ;

· Sens de l'initiative ;

· Sens de l'organisation ;

· Faire preuve de rigueur et de minutie.