Secrétaire de l'Ombudsman - Québec, Canada - Université Laval
Description
Numéro d'offre 14135Période d'affichageDu au
Bureau de l'Ombudsman et Bureau du respect de la personne
Pavillon Alphonse-Desjardins
Ville de Québec
Poste régulier non syndiqué
Ouvert à tous
Taux horaire: 31.65$ à 36.46$
Salaire annuel: $ à $
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
Budget: Fonctionnement
Description de fonction Rôle principal
En assurant la plus stricte confidentialité, le rôle principal consiste à effectuer, sous la direction de deux supé immé, des tâches de secrétariat et d'administration.
Attributions caractéristiques
1. Accueil et réception
Accueillir les visiteurs, filtrer et juger du degré d'urgence et de priorité des appels téléphoniques et des courriels, trier et classer le courrier et les courriels, procéder à l'ouverture des dossiers sur support informatique, procéder à la saisie de données dans la banque informatisée (dossiers, contacts et rendez-vous), répondre à certaines demandes d'information et référer les clients, le cas échéant.
2.Volet bureautique
Produire des rapports (dossiers actifs, statistiques), participer activement à la planification et à l'élaboration des rapports annuels (statistiques, mise en page, correction du texte au niveau du français), tenir à jour les répertoires de différents cahiers et carnet d'adresse, assurer la gestion administrative et documentaire des bureaux (classement, codification, archivage, suivi des dossiers, lettres, etc.), classer les documents, voir à l'entretien des équipements de bureau (contrats, suivi des réparations), participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages (affiches, documentation, réservations, etc.).
3. Volet financier
Suivre le budget d'opérations, préparer différents rapports (avances de voyages, demandes de paiement et d'achats, etc.), administrer les petites caisses, préparer les demandes de reprographie et assurer la gestion du matériel et accessoires du bureau.
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive.
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requisesScolarité: D.E.P en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : 5 ans d'expérience pertinente
Autres: Logiciels: Word, Excel, Power Point, Outlook, Filemaker Pro, PeopleSoft, Explo
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
Après que toutes les candidatures rencontrant les exigences normales ont été épuisées, la personne salariée régulière qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquises à l'Université Laval ou chez un autre employeur ;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par une ( 1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste.
Aucune information additionnelle
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Valérie Boisclair
poste ou
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.