Facilities & Procurement Manager / Responsable - Montréal, Canada - Air Canada Vacations

Air Canada Vacations

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**Job Brief**:
Responsible for office management including purchases, rental, and administration; as well as financial analysis and project management as part of the Finance team.

TITRE : RESPONSABLE, INSTALLATIONS ET APPROVISIONNEMENT

SERVICE : Installations et finances
EMPLACEMENT : Montréal
PORTÉE : Responsable de la gestion du bureau, y compris les achats, la location et l'administration, ainsi que de l'analyse financière et de la gestion de projets au sein de l'équipe des finances.

RESPONSABILITÉS : (Installations)

Efficacité du lieu de travail - S'assurer que les espaces de bureaux sont utilisés efficacement et que les utilisateurs ont accès aux conditions de travail dont ils ont besoin pour mener à bien leurs tâches quotidiennes. Cela inclut la collaboration avec les RH et les finances pour anticiper les besoins futurs en matière de croissance des ETP.

Gestion de projet - Travailler efficacement avec des professionnels désignés, selon les besoins, pour la conception et la mise en œuvre de projets. Il peut s'agir d'architectes, de concepteurs, d'ingénieurs et d'entrepreneurs généraux.

Gestion des opérations - Gestion de l'onduleur, du système de préaction et du système de chauffage, ventilation et climatisation de la salle des serveurs, tout en veillant à ce que des programmes d'entretien appropriés soient en place pour tous les équipements de bureau. Cela comprend les opérations quotidiennes telles que la résolution des problèmes de maintenance avec les propriétaires et les tiers, les cartes d'accès des employés, les cartes d'identité, le stationnement, etc.

Achats - Créer et gérer le budget du service des installations (dépenses en capital et dépenses d'exploitation), y compris les achats opérationnels et le rapprochement de tous les coûts associés à ces centres de coûts.

Présentations - Préparer les résumés directifs pour l'approbation des gestionnaires et la présentation ultérieure à nos dirigeants et aux parties prenantes, le cas échéant.

Gestion des contrats - Contrôler l'accès aux contrats Ariba de Vacances Air Canada et aux fichiers associés. Cela comprend l'examen des fichiers au nom de l'équipe financière, le cas échéant.

Gestion des processus - Cela peut inclure l'automatisation des tâches répétitives, la consolidation des informations, ainsi que l'adaptation des processus et des procédures pour mieux soutenir l'activité.

Communications - Créer et envoyer des communications à l'échelle de l'entreprise à partir des comptes de messagerie du service des installations, gérer les processus internes et les interactions des employés associés au service des installations.

Sécurité - Gérer les procédures d'urgence, les risques sur le lieu de travail et les questions de santé et de sécurité au travail afin de garantir la mise en œuvre d'une approche privilégiant la sécurité dans nos bureaux.

RESPONSABILITÉS : (Approvisionnement stratégique)

Analyse - Préparer et réaliser des études et des analyses comparatives destinées à régler les paramètres des devis et les compromis qui doivent être considérés comme importants dans leur valeur. Cela comprendrait les baux, les améliorations de bureau et les phases exploratoires des projets et des initiatives.

Approvisionnement - Établir les exigences, les priorités et négocier avec des tiers afin d'évaluer de façon critique les meilleures solutions pour Vacances Air Canada. Cela comprend la collaboration avec des tiers et des intervenants internes pour les achats et les ententes de service. Par exemple, l'impression de brochures, l'entente de distribution de brochures, les imprimantes de bureau, l'entente de fournitures de bureau ainsi que l'approvisionnement d'autres besoins opérationnels et promotionnels.

Examen des contrats - S'assurer que les contrats sont examinés et signés de manière appropriée, conformément à la politique interne.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

Diplôme universitaire en administration des affaires ou similaire. Diplôme supérieur dans un domaine connexe, un atout
Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un domaine lié aux installations et aux finances
Aptitudes à la négociation
Capacité à établir et à maintenir de solides relations de travail
Capacité de voyager, à l'occasion
Connaissance des devis et des achats, ainsi que des contrats, des locations et des options, si nécessaire
Connaissance de l'entretien des installations et de l'immobilier
Excellent jugement, initiative, compétences interpersonnelles
Souci du détail
Bilingue
Capacité d'effectuer des travaux manuels

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TITLE : FACILITIES & PROCUREMENT MANAGER

DEPARTMENT : Facilities & Finance
LOCATION : Montreal
SCOPE : Responsible for office management including purchases, rental, and administration; as well as financial analysis