Project Coordinator - Montréal, Canada - Dormakaba Group

Dormakaba Group

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Montreal, CA, QC H4P 2G7
Feb 27, 2023
**POSITION OVERVIEW**
dormakaba is seeking a Project Coordinator to join our team. Under the responsibility of the Manager - Project Services, the incumbent is responsible for ensuring the coordination of all projects by optimal planning and organization.
**PRIMARY DUTIES**
- Maintain ownership of projects from start to end and ensure a satisfactory customer experience
- Adhere to Project Coordination processes, collect the proper documentation/forms, collect the data under the issue codes, associated error cost on MS Axapta, other
- Ensure that we start every project with a solid kick-off, thanking the clients for choosing dormakaba, and going over dates, payments, to ensure that we set clear expectations from the start
- Keep the client informed on shipping date, installation date and if any issues may arise
- Manage the customer and installer's invoice and its reconciliation/payment
- Refer any collection problems (over 30 days) to the Credit Department
- Follow up with the customer when project installation is completed; proceed with a satisfaction survey
- Manage any problems or situations that may arise with the customer during the coordination of the projects. Escalate to the correct person / group when necessary

**REQUIREMENTS**
- College degree in Business Administration, or experience in a related field
- 4 years of experience in customer service including 2 years in project management / coordination
- Must be very organized, able to prioritize tasks, and possess developed time management skills
- Bilingual, must speak English fluently
- USA market experience an asset
- Previous leadership / management experience will be considered as an asset
- Available for traveling, occasionally
- Experience in collection is an asset
- Ability to work in a fast-paced environment and to multitask
- customer-oriented attitude
- Excellent planning and organizational skills
- Process and result oriented, flexible, and open to change
- Team player and positive change agent
- Computer knowledge, MS Office and Outlook, Microsoft Dynamics an asset.
- Additional knowledge (optional) SAP and Salesforce

**CRITICAL SUCCESS FACTORS**
- Team player and strong collaborator
- Problem solver (always brings solutions, enjoys challenges)
- Dependable (reliable and follows through on commitments)

**WE OFFER**
- A fast-growing international company
- A stimulating, fast and friendly work environment
- An opportunity to highly contribute to the success of the company
- Competitive global compensation
- Free parking and on-site cafeteria
- A 3-minute walk from Namur metro station

**APERÇU DU POSTE**
dormakaba est à la recherche d'un coordinateur de projet pour rejoindre son équipe. Relevant du Chef - services de projets, le titulaire du poste est responsable d'assurer la coordination de projets par une organisation et planification optimale.
**FONCTIONS PRINCIPALES**
- Prendre en charge et s'assurer du succès de chaque projet qui lui est assigné du début jusqu'à la fin
- Suivre les processus de coordination de projet en place et s'assurer de bien le documenter dans Axapta (documents de projets, codes de problèmes, coûts d'erreurs associés et autre)
- S'assurer de bien débuter chaque projet en remerciant les clients d'avoir choisi dormakaba, en expliquant au client le calendrier des étapes du projet, les paiements dans le but d'indiquer clairement les différentes étapes du projet dès de début
- Informer les clients des dates d'expéditions, d'installations et de tout problème qui pourrait survenir durant le projet
- Administrer la facturation, conciliation et recouvrement des factures de clients et des installateurs
- Transférer tout problème de recouvrement (de plus de 30 jours) au département de Crédit
- Faire un suivi avec le client à la fin du projet et effectuer un sondage de satisfaction
- Gérer tout problème ou situation qui pourrait survenir avec le client durant le projet. Référer à la personne appropriée/groupe lorsque nécessaire
- Envoyer les demandes de crédit pour l'ouverture de nouveaux comptes

**EXIGENCES**
- Diplôme collégial en administration ou une expérience pertinente dans un poste similaire
- 4 ans d'expérience au service à la clientèle dont 2 en gestion/coordination de projets
- Très organisé, capable de prioriser les tâches et doit posséder des compétences développées en gestion du temps
- Bilingue, avec une excellente maitrise de la langue anglaise
- Expérience dans le marché Américain un atout.
- Expérience en gestion d'équipe sera considérée comme un atout
- Disponible à voyager occasionnellement
- Expérience en recouvrement est un atout
- Capacité à travailler dans un environnement très dynamique et à gérer plusieurs priorités en même temps
- Être orienté client
- Excellentes compétences en planification et organisation
- Processus orienté vers les résultats, flexible et ouv