Administrative Assistant - Montreal (administrative region) - Estateably

Description

About The Role

As an Administrative Assistant at Estateably, you'll play a key role in supporting our Human Resources and Finance functions. This is a hands‑on position where you'll work closely with the Senior HR Manager and cross‑functional teams to keep day‑to‑day operations running smoothly. If you have a service‑first mindset, a strong sense of ownership, and are highly organized, this role offers a meaningful opportunity to grow within a fast‑moving, high‑impact company.

What You Can Expect

HR Operations & Support

• Support efficient workflows across HR functions.
• Maintain accurate, organized, and confidential employee files and documentation.
• Update and manage employee data in the HRIS throughout the employee lifecycle.
• Assist with hiring activities, including resume screening, interview scheduling, candidate communication, and offer letter preparation.
• Support performance review cycles by launching reviews and preparing performance review documentation.
• Respond to employee inquiries, escalating issues when appropriate.
• Assist in documenting HR processes and identifying opportunities for operational improvement.
• Compile and organize data for internal HR and payroll reports.
• Maintain updated content on the HR public database for employees, including Employee Handbook and other guides.

Administrative & Office Operations

• Maintain an accurate inventory of company equipment, coordinating the receipt of new equipment deliveries, and managing the shipment of equipment to new employees.
• Coordinate online purchase and delivery of office supplies.
• Organize in‑office team lunches, meetings, and employee gatherings.
• Manage incoming correspondence and ensure it is forwarded to the appropriate team members.
• Support general office needs, maintaining active communication with the building management team.
• Coordinate procurement and logistics for conferences and events (flights, travel accommodations, shipment of materials).

Bookkeeping & Financial Administration

• Record and organize financial transactions accurately and in a timely manner, ensuring completeness and proper documentation.
• Organize financial records, including invoices, contracts, and supporting documents.
• Review and reconcile employee health benefit invoices against payroll deductions, identifying and resolving discrepancies.
• Perform monthly reconciliations of accounting records, including verifying balances and supporting documentation.
• Support month‑end close activities by preparing schedules, reports, and reconciliations as required.
• Support internal controls, policies, and financial procedures across departments.

Desired Skill Set

• Exceptional organizational skills with strong attention to detail.
• Clear, professional communication style with a friendly and approachable tone.
• Advanced English fluency (written and verbal) for collaboration across regions.
• High level of discretion and sound judgment when handling confidential information.
• Tech‑savvy and comfortable learning new tools and systems quickly.
• Proactive, solution‑oriented mindset with a strong sense of ownership.
• Comfortable juggling multiple priorities in a fast‑paced, evolving environment.
• Highly responsible, dependable, and able to work independently with minimal supervision.
• Hands‑on, with a mindset that no task is "too small" when it contributes to the team's success.
• Strong time‑management skills with the ability to anticipate needs and stay one step ahead.
• Mature, professional demeanor with the ability to adapt to changing priorities.
• Collaborative, service‑driven attitude with a team‑first mindset.
• Previous experience as an Executive Assistant or in a similar administrative support role is considered a strong asset.
• Post‑secondary education in Business Administration, Human Resources, Accounting, or a related field (preferred).

Why Estateably

Over the next 25 years, more than $60 trillion will be transferred between generations— yet professionals and the families they serve are wholly underserved in their tools to navigate the estate and trust administration process. Estateably was founded to change that.

Here's why you'll want to be part of it:

• Massive market opportunity: We're tackling one of the largest wealth transfers in history, in an industry overdue for transformation.
• Rapid growth and adoption: Since launching in 2021, we've become the fastest‑growing estate and trust platform in North America, serving 1,000+ firms across Canada and the U.S.
• Real problems, real impact: Our platform helps fiduciaries handle complex, sensitive workflows that directly affect professionals and their practices.
• Bold, ambitious vision: We're not here to make small improvements—we're rethinking how the industry works from the ground up.

What Our Team Has In Common

• A hunger to learn fast and continuously.
• High ownership and accountability for results.
• A can‑do, solution‑oriented mindset.
• Strong collaboration skills and a team‑first attitude.
• Comfort with change and fast‑paced environments.

Perks & Benefits

• Flexible hours & remote work.
• Participation in our company Employee Stock Option Plan.
• Yearly bonus based on performance.
• Full participation in our company's group health, dental, and virtual medicine plans.
• Wellness Benefit.
• Computer equipment.

Adjoint(e) administratif(ve)

À Propos Du Poste

En tant qu'Adjoint(e) administratif(ve) chez Estateably, vous jouerez un rôle clé en soutenant nos fonctions des ressources humaines et des finances. Il s'agit d'un poste pratique où vous travaillerez en étroite collaboration avec la Directrice principale des ressources humaines et des équipes interfonctionnelles afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Si vous avez une approche axée sur le service, un fort sens des responsabilités et êtes très organisé(e), ce poste représente une occasion concrète d'évoluer au sein d'une entreprise dynamique et à fort impact.

À Quoi Vous Attendre

Opérations et soutien RH

• Soutenir des processus efficaces au sein des différentes fonctions RH.
• Maintenir des dossiers employés précis, organisés et confidentiels.
• Mettre à jour et gérer les données des employés dans le système RH (HRIS) tout au long de leur cycle de vie.
• Participer aux activités de recrutement, incluant le tri des CV, la planification des entrevues, la communication avec les candidats et la préparation des offres d'emploi.
• Soutenir les cycles d'évaluation de performance en lançant les évaluations et en préparant la documentation requise.
• Répondre aux demandes des employés et escalader les situations lorsque nécessaire.
• Contribuer à la documentation des processus RH et identifier des occasions d'amélioration opérationnelle.
• Compiler et organiser les données pour les rapports internes RH et de paie.
• Maintenir à jour le contenu de la base de données RH accessible aux employés, incluant le Manuel de l'employé et autres guides internes.

Administration & Office Operations

• Maintenir un inventaire précis de l'équipement de l'entreprise, coordonner la réception des nouvelles livraisons et gérer l'expédition de l'équipement aux nouveaux employés.
• Coordonner l'achat en ligne et la livraison des fournitures de bureau.
• Organiser les dîners d'équipe au bureau, les réunions et les événements pour les employés.
• Gérer la correspondance entrante et s'assurer qu'elle est transmise aux bonnes personnes.
• Soutenir les besoins généraux du bureau et maintenir une communication active avec l'équipe de gestion de l'immeuble.
• Coordonner les achats et la logistique pour les conférences et événements (vols, hébergement, expédition de matériel).

Tenue De Livres & Administration Financière

• Enregistrer et organiser les transactions financières avec exactitude et en temps opportun, en assurant leur exhaustivité et la documentation appropriée.
• Organiser les dossiers financiers, incluant les factures, contrats et documents justificatifs.
• Vérifier et concilier les factures des assurances collectives des employés avec les retenues salariales, et résoudre les écarts au besoin.
• Effectuer les conciliations mensuelles des registres comptables, incluant la vérification des soldes et des pièces justificatives.
• Soutenir les activités de fin de mois en préparant les rapports, conciliations et documents requis.
• Appuyer la mise en place et le respect des contrôles internes, politiques et procédures financières dans les différents départements.

Profil Recherché

• Excellentes aptitudes organisationnelles et grande attention aux détails.
• Communication claire et professionnelle, avec une approche conviviale et accessible.
• Maîtrise avancée de l'anglais (oral et écrit) pour collaborer avec des équipes à l'extérieur du Québec et aux États-Unis.
• Haut niveau de discrétion et jugement sûr dans la gestion d'informations confidentielles.
• Aisance avec les technologies et capacité d'apprendre rapidement de nouveaux outils et systèmes.
• Esprit proactif et orienté vers les solutions, avec un fort sens des responsabilités.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et en évolution.
• Personne fiable, responsable et capable de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
• Approche pratique, avec la conviction qu'aucune tâche n'est « trop petite » lorsqu'elle contribue au succès de l'équipe.
• Excellente gestion du temps et capacité d'anticiper les besoins.
• Professionnalisme et maturité permettant de s'adapter aux priorités changeantes.
• Attitude collaborative et orientée vers le service, avec un esprit d'équipe marqué.
• Une expérience antérieure à titre d'adjoint(e) exécutif(ve) ou dans un rôle similaire en soutien administratif constitue un atout important.
• Diplôme d'études postsecondaires en administration des affaires, ressources humaines, comptabilité ou domaine connexe (un atout).

Pourquoi Estateably

Au cours des 25 prochaines années, plus de 60 billions de dollars seront transférés d'une génération à l'autre — pourtant, les professionnels et les familles qu'ils accompagnent sont largement sous‑desservis par les outils disponibles pour gérer l'administration des successions et des fiducies. Estateably a été fondée pour changer cette réalité.

Pourquoi Vous Joindre à Nous

Un marché immense :

Nous nous attaquons à l'un des plus importants transferts de richesse de l'histoire, dans un secteur qui a grand besoin de modernisation.

Croissance rapide :

Depuis notre lancement en 2021, nous sommes devenus la plateforme de successions et fiducies connaissant la plus forte croissance en Amérique du Nord, desservant plus de 1 000 cabinets au Canada et aux États-Unis.

Un impact concret :

Notre plateforme aide les fiduciaires à gérer des processus complexes et sensibles qui ont un impact direct sur les professionnels et leurs pratiques.

Une vision ambitieuse :

Nous ne cherchons pas à faire de simples améliorations — nous repensons entièrement le fonctionnement de l'industrie.

Ce Qui Caractérise Notre Équipe

• Une soif d'apprendre rapidement et continuellement.
• Un fort sens des responsabilités et de l'imputabilité.
• Une mentalité proactive et orientée vers les solutions.
• De solides compétences en collaboration et un esprit d'équipe.
• Une aisance dans des environnements dynamiques et en constante évolution.

Avantages & Bénéfices

• Horaire flexible et travail à distance.
• Participation au régime d'options d'achat d'actions des employés.
• Prime annuelle basée sur la performance.
• Assurance collective (santé, dentaire et télémédecine).
• Allocation bien‑être.
• Équipement informatique fourni.

Veuillez noter : Ce poste exige une maîtrise avancée de l'anglais (oral et écrit) afin de soutenir efficacement les membres de l'équipe situés à l'extérieur du Québec et aux États-Unis.

Ce poste s'adresse aux candidats basés dans la grande région de Montréal. Le modèle de travail est hybride, avec une présence requise au bureau de Montréal une journée par semaine.

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