Agent(E) Administrative - Montréal, Canada - McGill University

McGill University

Verified Company

Montréal, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
- Il s'agit d'un contrat à temps plein de 2 ans.

Résumé du poste:
Sous la responsabilité du Directeur Associé du Centre d'Excellence Administrative (CEA) de la Faculté de Médecine et des Sciences de la Santé. L'agent administratif fournira une administration efficiente et efficace au département de médecine, en soutien à l'enseignement, à la recherche et à l'administration, conformément aux buts et objectifs du département, tout en assurant la cohérence avec la mission et la culture de l'université. Planifier, développer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratives pour le département. Élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Assurer une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations externes. Soutenir les activités liées à l'administration générale, y compris, mais sans s'y limiter, les finances, les ressources humaines, la communication, les affaires étudiantes, les archives et la gouvernance. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et lignes directrices de l'université. Assurer des fonctions liées à la planification et à l'analyse.

Principales responsabilités:
En collaboration avec le directeur adjoint et l'équipe des ressources humaines, à la suite d'une évaluation des besoins, soutenir et recommander la sélection du personnel ; mettre en œuvre des mesures disciplinaires ; gérer les performances ; superviser et gérer l'ensemble du personnel administratif. Superviser la mise en œuvre et l'évaluation des nouvelles initiatives. Veiller à ce que les processus et les procédures soient bien documentés et mis à jour.

Identifier, en collaboration avec l'équipe RH, les outils de formation et recommander des opportunités de développement professionnel pour le personnel administratif, le cas échéant. Analyser les problèmes administratifs, déterminer la marche à suivre et conseiller le directeur adjoint sur la résolution des problèmes.

Assurer la liaison entre le personnel universitaire et le personnel administratif, en répondant aux préoccupations du corps enseignant concernant les performances et l'efficacité de l'administration.

En collaboration avec le directeur adjoint, analyser les problèmes administratifs du département, déterminer la marche à suivre et conseiller la faculté, le département ou l'unité sur la résolution des problèmes.

Gérer et superviser toutes les réunions départementales en collaboration avec les assistants administratifs. Il s'agit notamment des réunions du département de médecine, du conseil du département de médecine, des examens externes, des réunions de la direction de la division et de toute autre réunion selon les besoins du département.

Il supervise et assure la prestation des services fournis pour les réunions du département, y compris la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux. Veiller à ce que le personnel de soutien administratif assure un suivi approprié. Assurer la suppléance pour l'exécution de diverses tâches administratives, telles que la participation à des réunions, la rédaction de procès-verbaux, la gestion d'ordres du jour complexes, l'organisation d'événements, etc.

Résoudre des problèmes complexes et assurer la liaison avec l'équipe de direction administrative pour garantir la conformité avec les politiques et procédures de l'université, ainsi qu'avec les règles et réglementations des agences et des organismes de financement.

Fournir une orientation administrative lors de la planification des activités du département, y compris l'orientation de la faculté, la journée de la recherche, les symposiums, les tournées et les retraites.

Superviser, gérer et soutenir les directeurs de division dans la présentation des évaluations de performance. En liaison avec l'équipe des affaires académiques, identifier toute anomalie, proposer des solutions et formuler des recommandations si nécessaire.

Assumer d'autres responsabilités en fonction des besoins.

Autres compétences et qualifications:
Leadership, esprit d'initiative, détermination et créativité avérés dans la résolution de problèmes. Expérience avérée de la gestion d'agendas et d'équipes complexes et à multiples facettes. Esprit d'équipe. Doit être capable de hiérarchiser des demandes multiples, y compris de procéder à une évaluation complète des problèmes afin de déterminer les priorités. Doit être capable de faire preuve d'un haut niveau d'initiative, d'indépendance, de professionna