Agente ou Agent de Bureau - Montréal, Canada - Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration

Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration
Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration
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Montréal, Canada

2 weeks ago

Sophia Lee

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Sophia Lee

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Description
Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI) : Direction du regroupement familial et de l'enregistrement. Sept (7) emplois occasionnels sont à pourvoir au 360, rue Saint-Jacques, à Montréal. L'entrée en fonction est prévue pour mars 2024.

Faire partie du MIFI c'est joindre une organisation engagée qui coordonne l'action gouvernementale en matière d'immigration, de francisation et d'intégration des personnes immigrantes et qui soutient les entreprises et les collectivités du Québec.

La fonction publique du Québec offre une foule d'avantages distinctifs. Pour en apprendre davantage, consultez la section Travailler dans la fonction publique sur Qué

**Mission**: Le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration a pour mission de sélectionner les personnes immigrantes qui répondent aux besoins du Québec et de favoriser leur francisation, leur intégration et, ainsi, leur contribution à la prospérité du Québec. Pour réaliser sa mission, le Ministère compte près de 1900 employés localisés principalement dans la région de Montréal où se situe le siège social.

**Contexte**: Sous l'autorité de la directrice, la personne titulaire de l'emploi est responsable de l'enregistrement des demandes d'immigration et d'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec.

La personne titulaire de l'emploi procède à la réception et au traitement du courrier avant de classer la correspondance reçue pour les besoins d'analyse ou de l'acheminer aux divers destinataires. Également, elle procède à la préparation des colis à envoyer pour la numérisation.

De plus, la personne titulaire de l'emploi apporte son soutien à l'accomplissement d'autres tâches connexes en lien avec la mission de la direction et du ministère

**Attributions**: Dans l'exercice de ces fonctions, la personne titulaire de l'emploi aura les mandats suivants:

- **Procéder à l'enregistrement des demandes**

À ce titre, la personne titulaire de l'emploi doit:

- Procéder à la recevabilité des demandes d'immigration ou d'évaluation comparative, en vérifiant que tous les documents nécessaires à l'examen de la demande sont présents à la demande soumise;
- Saisir les informations indiquées dans les demandes dans les systèmes informatiques du ministère;
- Procéder à l'encaissement des frais;
- Effectuer le retour des demandes irrecevables dans le système informatique et envoyer la lettre indiquant les motifs du retour aux clients.
- **Effectuer la réception et le traitement du courrier et procéder à l'acheminement des **correspondances aux différents destinataires**

À ce titre, la personne titulaire de l'emploi doit:

- Recevoir le courrier interne et le transmettre aux directions concernées;
- Ouvrir le courrier et le classer par programme, par type de demandes ou par territoire;
- Préparer et expédier les correspondances aux différents services et directions.
- **Procéder à l'ajout des codes et à l'indexation des documents en prévision de l'envoi à la **numérisation**

À ce titre, la personne titulaire de l'emploi doit:

- Ajouter les codes et les informations nécessaires dans les systèmes informatiques du ministère;
- Séparer les documents devant être numérisés, ajouter des intercalaires et une page de garde pour identifier les différents documents d'un dossier;
- Scanner la page de garde et chaque intercalaire à l'aide du lecteur optique.
- **Effectuer d'autres tâches connexes à la demande de la directrice telle que**:

- Remplacer les collègues absents, à la demande de son chef d'équipe;
- Initier au travail les nouveaux agents de bureau;
- Participer à l'élaboration, ou la mise à jour, des consignes et procédures;
- Collaborer avec la direction à l'amélioration des processus.

**Échelle de traitement**: De $ à $

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d'heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

**Exigences de l'emploi**:
Détenir un certificat d'études secondaires équivalant à une 11ième années ou à une 5ième année du secondaire reconnu par l'autorité compétence ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
- Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d'expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale. Le DES peut également être compensée par une attestation de spécialisation professionnelle ou un diplôme d'études professionnelles.
- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l'objet d'une évaluation comparative délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration.

Posséder la citoyenn
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