Secrétaire de Gestion - Quebec City, Canada - Université Laval

Université Laval

Verified Company

Quebec City, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Deux (2) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook, Adobe Acrobat
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

Sous l'autorité du responsable de la direction de Pédagogia, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif requis pour les différents secteurs du Centre. La personne assumera différentes tâches relatives au travail de secrétariat en lien avec les activités de développement professionnel continu du secteur. Plus particulièrement, elle agira en soutien à l'organisation logistique d'activités de formation continue tels que le suivi des inscriptions et à la préparation matérielle d'activités. Elle devra également soutenir le processus d'accréditation dans la préparation de documents. En plus des différentes tâches de secrétariat inhérentes à la fonction, la personne peut participer à la mise à jour d'informations sur différentes plateformes et outils.

**Principales fonctions**: Participe aux étapes de production de matériel pour la tenue d'activités; Supporte la coordination lors de la tenue d'activité; Procède à la mise à jour (aspects administratifs et financiers) des bases de données des activités; Assume la responsabilité des tâches de secrétariat : tient l'agenda à jour, fait les rappels d'échéanciers, s'occupe de l'archivage des documents administratifs, assure la responsabilité de répondre aux courriels, convoque et organise des réunions, réserve les locaux, rédige des procès-verbaux et des lettres, fait la diffusion de l'information et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées; Tient à jour les procéduriers et autres documents; Assiste et anticipe diverses opérations relatives à la réalisation des activités telles que la rédaction de documents, la diffusion d'information et le rappel de décisions; Effectue la liaison avec le personnel de soutien des différents secteurs du centre Pédagogia et de la clientèle externe (départements, centres hospitaliers, directions d'enseignement); Etc.
Activités de soir et de fins de semaine pouvant parfois nécessiter des présences.