Réceptionniste/secrétaire - Québec, Canada - Belvedere Nissan St-Jérôme

Description

Recevoir et acheminer les appels et les courriels provenant de l'extérieur, prendre des messages avec exactitude et fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme; transférer les courriels aux personnes concernées.
Chargé des communications générées par l'entrée des courriels et du téléphone ainsi que l'accueil.

**Les tâches principales sont énumérées ci-dessous, mais le titulaire peut être affecté à d'autres fonctions.**

**Tâches reliées au téléphone**
- Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes et transférer les appels reçus aux personnes concernées.
- Répondre à tous les appels téléphoniques et aux courriels provenant de l'extérieur avec rapidité, courtoisie et professionnalisme, les transférer rapidement à la personne ou au service concerné.
- Minimiser le temps où les clients sont en attente et leur demander à plusieurs reprises s'ils veulent le demeurer.
- Prendre des messages détaillés lorsque l'appel ne peut pas être acheminé, y compris le nom de la personne qui a placé l'appel, son numéro de téléphone, l'heure de l'appel et l'information demandée; acheminer ces informations à la personne concernée dans les plus brefs délais.
- Filtrer les appels téléphoniques provenant de l'extérieur à la demande des directeurs.
- Aviser le responsable du service téléphonique de tout problème concernant le système.
- Mettre à jour et communiquer le répertoire téléphonique des employés de l'entreprise, au besoin.

**Tâches reliées à l'accueil des clients**
- Accueillir les clients dans la salle d'exposition et se renseigner sur le but de leur visite.
- Diriger les clients vers le service approprié, prévenir l'employé concerné qu'un client l'attend et présenter les clients aux conseillers en vente.
- Accueillir et servir les clients du service de l'après-vente après la fermeture de ce service.
- Communiquer avec les interlocuteurs et les visiteurs de manière professionnelle, affable et efficace.

**Autres tâches**
- Acquérir des connaissances de base sur l'entreprise en vue de pouvoir répondre aux interlocuteurs qui demandent de l'information générale.
- Obtenir des renseignements démographiques de base sur chaque client en utilisant un fichier d'attente, un système informatique, une feuille de contrôle ou toute autre méthode établie par la concession.
- Inscrire les informations de pistage des clients dans une base de données et préparer des rapports hebdomadaires sur les clients potentiels à l'intention des directeurs.
- Connaitre l'adresse du site Internet d'entreprise ainsi que les adresse de courriels des employés.
- Maitriser les logiciels requis pour ses fonctions, saisir des données pour la mise à jour de certains dossiers informatisés et classer ou photocopier des documents.
- S'assurer d'obtenir les signatures des utilisateurs des clefs des véhicules en inventaire et/ou des plaques d'immatriculation X.
- Ouvrir le courrier et l'acheminer aux personnes concernées.
- Émettre des reçus pour la clientèle lors du dépôt ou de la livraison du véhicule.
- Exécuter des tâches de bureau sur demande.
- Se présenter de manière professionnelle et maintenir un poste de travail ordonné.
- Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction.

**Exigences d'emploi**

**Connaissances et habiletés**

**Connaissances acquises en milieu scolaire et expérience préalable**
- Diplôme d'études secondaires général : avec aucune expérience

**Connaissances des produits, services, garanties offerts par l'entreprise**
- Connaissance des produits : Connaissance de base
- Connaissance des services : Connaissance de base
- Connaissance des garanties : Aucune connaissance

**Mise à jour des connaissances et/ou habiletés**
- Les connaissances et/ou les habiletés requises pour l'emploi sont plutôt stables.

**Connaissances des règles, des politiques, de lois et des normes**
- La nature des tâches et responsabilités de l'emploi n'exige pas de connaître les règles, les politiques, les procédures, les lois et les normes propres au secteur d'activité.

**Connaissance des logiciels informatiques**
- Les tâches requièrent de connaître les fonctions de base d'un ou de plusieurs logiciels.

**Responsabilité**

**Impact direct sur la satisfaction de la clientèle**
- Il y a des contacts directs avec la clientèle. Si un client a un problème quelconque, le titulaire essaye de le résoudre lui-même ou aide à le résoudre en le soumettant à la personne appropriée.

**Communication écrite**
- L'emploi **exige peu** de rédaction.

**Communications verbales**
- L'emploi requiert de donner ou de recevoir des renseignements **courants**.

**Conséquence des décisions et des actions**
- Les décisions à prendre dans le cadre du travail entraînent normalement des **conséquences mineures** (par ex., de me faire gagner ou perdre du temps