Adjoint Exécutif ou Adjointe Exécutive - Brampton, Canada - Canadian National Railway

Canadian National Railway

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Brampton, Canada

2 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

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**Résumé des fonctions**

L'adjoint exécutif ou l'adjointe exécutive coordonne les activités administratives générales, les rendez-vous et les réunions, ainsi que le processus d'intégration des nouveaux membres du personnel. Ses autres tâches comprennent la mise à jour des organigrammes, l'achat des fournitures de bureau, le maintien organisé de l'approvisionnement et l'administration de SharePoint. La personne titulaire du poste soutient la vice-présidente Planification financière et développement durable, le vice-président ou la vice-présidente Trésorerie, l'auditeur ou l'auditrice interne en chef et leurs équipes respectives. Cette personne coordonne les événements spéciaux comme les réunions générales et les séminaires de formation.

**Principales responsabilités**

**Tâches d'adjoint exécutif ou d'adjointe exécutive**

Administration du calendrier et des courriels
- Gérer le calendrier complexe et constamment changeant des vice-présidents et les dispositions relatives aux déplacements
- Coordonner les déplacements à venir
- Mener des recherches pour préparer et recueillir le matériel de briefing, l'ordre du jour et les dossiers de présentation pour toutes les réunions des cadres supérieurs
- S'assurer que les réunions d'équipe trimestrielles et mensuelles sont mises à l'horaire à l'avance
- Développer et maintenir un système d'alerte pour les échéances à venir pour les demandes, les projets et les événements
- Maintenir un système de classement organisé pour les différents documents
- Collaborer avec les équipes pour s'assurer que le matériel requis pour produire la mise à jour à l'attention du chef de la direction financière est reçu et émis mensuellement

**Coordination du bureau**
- Préparer chaque trimestre les organigrammes et les analyses pour chaque fonction au sein des services
- Mettre à jour le contenu de plusieurs sites SharePoint, y compris modifier le texte, changer les personnes-ressources, ajouter des documents et modifier des liens
- Planifier et coordonner les séminaires de formation, les réunions générales, les événements des congés et des vacances pour les équipes de la Planification financière et du développement durable, de la Trésorerie et de la Vérification interne
- Vérifier et approuver les frais de déplacement des subordonnés directs des vice-présidents
- Traiter les factures et s'assurer que les paiements sont effectués dans les délais
- Gérer les fournitures de bureau, notamment les photocopieurs, le matériel informatique et la papeterie
- Maintenir et mettre à jour les listes de distribution par courriel, ainsi que la liste des autorisations pour réserver une salle de conférence
- Mettre à jour et coordonner le plan d'affectation et les demandes de déplacement avec le coordonnateur ou la coordonnatrice Installations
- Réaliser les communications pour informer le personnel de sujets importants, comme des postes offerts ou des événements
- Agir en tant que personne-ressource pour les questions et les demandes des équipes de soutien
- Assurer le soutien des projets ponctuels en Planification financière et développement durable, en Trésorerie et en Vérification interne

**Conditions de travail**

Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi. La personne titulaire du poste doit déplacer et organiser les fournitures de bureau environ 10 % du temps. En raison de la nature du poste, la personne qui l'occupe doit être en mesure de respecter des échéanciers serrés, de travailler efficacement sous pression et de gérer le stress.

**Exigences**

**Expérience**

Gestion des bureaux
- Au moins 5 ans d'expérience en administration ou en gestion d'un bureau

**Formation, certification et désignation**
- Diplôme collégial

**Compétences**
- Avoir un haut niveau de discrétion et de jugement par rapport à des renseignements confidentiels et de nature délicate
- Inspirer les autres par des communications efficaces adaptées à son auditoire
- Communiquer l'information
- Prendre des décisions éclairées en temps opportun afin que les tâches soient exécutées
- Collaborer avec l