- réalise les activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, suivi, traçabilité, enregistrement, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.);
- effectue les activités nécessaires à la mise à jour et au maintien de l'inventaire des documents relevant de la responsabilité de son secteur;
- assure le maintien et l'application du système de classement selon les normes en vigueur et participe à son amélioration;
- assure le maintien et la mise à jour des instruments et outils de recherche afin de faciliter la recherche et le repérage des documents;
- assiste les utilisateurs dans l'utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l'application des normes et procédures préétablies;
- effectue des recherches et du repérage afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées;
- effectue les tâches administratives requises par ses fonctions;
- effectue toutes autres tâches connexes.
- Est étudiant(e) à temps plein à la session d'hiver 2024 dans une institution scolaire approuvée par le ministère de l'Éducation ou le ministère de l'Enseignement supérieur du Québec.
- Est âgé(e) de 16 ans ou plus.
- Avoir complété 1 année d'études collégiales en techniques de la documentation ou techniques documentation – gestion de l'information
- Possède 1 à 6 mois d'expérience pertinente
- Être disponible à travailler à temps complet pour la durée du mandat.
- Toute combinaison de formation et d'expérience pertinente sera considérée.
- Toute combinaison de formation (de même niveau ou de niveau supérieur dans une discipline similaire) et d'expérience jugée pertinente pourrait être considérée.
- Traitement de nombreuses boites d'archivages : traiter des documents, estampiller les documents, les retirer des boîtes et les mettre dans une boite avec le bon statut, inscrire les nouveaux numéros de boîte dans la GED.
- Création de nouvelles boîtes dans Ultima.
- Vérification des contenus des boites empruntés.
- Classement des documents papiers dans les boîtes.
- Bonne connaissance de la suite MS Office (Excel, Word et Powerpoint).
- Connaissance de MS Access (atout).
- Connaissance du Logiciel Nuxeo – GED (atout).
- Expérience en numérisation de documents (atout).
Technicien(ne) gestion des documents - Laval, Canada - STM
Description
Vos fonctions
En tant qu'étudiant(e), tu peux être amené à effectuer en tout ou en partie les tâches et responsabilités suivantes:
L'étudiante ou l'étudiant effectue des tâches techniques reliées à l'application et au maintien des programmes et des systèmes en gestion des documents (papiers et/ou électroniques) conformément à des règles, normes, procédures et procédés établis. Plus particulièrement, elle ou il :
Le talent recherché
PARTICULARITÉ DU POSTE :
Mandats et environnement de travail :
Le mandat consiste en la gestion et le rattrapage des arriérés d'archivage dans les documents en réalisant les tâches principales suivantes :
Connaissances et formations d'appoint :
COMPÉTENCES CLÉS :
Communication, sens des responsabilités, rigueur, habiletés interpersonnelles et gestion du temps et des priorités.
Valeurs STM : Orientation client, travail d'équipe, rigueur, respect, responsabilisation et transparence.