Assistant(E) Administratif - Ottawa, Canada - The Archdiocese of Ottawa-Cornwall

The Archdiocese of Ottawa-Cornwall

Verified Company

Ottawa, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

**QUI SOMMES NOUS**:
**L'Archidiocèse catholique romain d'Ottawa-Cornwall** est un diocèse bilingue qui partage l'Évangile avec les résidents d'Akwesasne et Champlain dans l'est jusqu'à Mississippi Mills dans l'ouest. Il offre des occasions pour rencontrer Jésus-Christ par l'entremise de ses paroisses aux personnes de tout âge qui veulent en apprendre davantage sur Lui, se rapprocher de Lui et Le servir par leurs dons et talents uniques. Vous pouvez rejoindre l'Archidiocèse à et par l'entremise des médias sociaux en utilisant l'identifiant ottawacornwall.

**SOMMAIRE**:
En tant que premier point de contact pour les visiteurs et les membres de l'équipe, le rôle de l'Adjoint (e) administratif(ve) - réception est de toujours illustrer la culture et la spiritualité de l'hospitalité de notre Église. En accueillant les visiteurs, en recevant les communications entrantes et en partageant l'information avec les parties concernées qui souhaitent s'engager avec l'Archidiocèse d'Ottawa-Cornwall, l'Adjoint (e) administratif(ve) - Réception devra faire preuve de compassion pour traiter les nombreuses questions délicates soulevées par des personnes de tous les horizons. La personne qui occupe ce poste fait partie du Département des personnes et de la culture et relève du directeur de ce département.

**RESPONSABILITES ET TACHES**:
**Accueillir nos frères et sœurs **(40 % du temps)**:

- Répondre aux appels de l'Archidiocèse de manière courtoise et professionnelle, en utilisant un système téléphonique Avaya à trois lignes et un système de messagerie vocale ; fournir des réponses aux questions de nature générale ; transférer les appels à la personne ou au service approprié.
- Accueillir les visiteurs qui ont un rendez-vous, leur demander leur nom et les inviter à se rendre dans la salle d'attente tout en annonçant leur arrivée au membre de l'équipe ou au service concerné ;
- Accueillir les visiteurs qui n'ont pas de rendez-vous et déterminer le motif de leur visite afin de les orienter vers le membre de l'équipe ou le service approprié;
- Prendre note des questions reçues et collaborer avec le département de la communication et de la promotion de la mission pour déterminer la manière la plus appropriée d'y répondre. Ces réponses seront utilisées pour développer une base de données des questions fréquemment posées (FAQ)
- Surveiller activement le service de discussion de l'Archidiocèse et l'adresse électronique générale pour toute question reçue en ligne. Trouver la meilleure façon d'y répondre.

**Soutien administratif **(30 % du temps)- Soutenir le bureau de l'Archevêque, les départements Personnes et culture, Milieu sécuritaire, ainsi que Communications et promotion de la Mission en publiant des messages et des informations sur le site web de l'Archidiocèse.
- Aider le Gestionnaire, Milieu sécuritaire à effectuer des contrôles de police, à mettre à jour les bases de données, à fournir des résultats, à répondre aux questions et à assurer le suivi des membres du clergé, des bénévoles et des employés du centre diocésain et des paroisses**.**:

- Soutenir l'équipe Personnes et culture dans la publication des postes sur le site web de l'Archidiocèse et sur d'autres sites pertinents, le cas échéant.
- Assister la Directeur des communications et de la promotion de la Mission dans diverses tâches administratives, telles que la création de formulaires, la préparation de modèles, le suivi des résultats d'enquêtes, la recherche d'informations, la liaison avec les paroisses et les fournisseurs, l'envoi de communications et la mise à jour des informations de communication internes et externes.
- Aider à l'archivage général.
- Effectuer d'autres tâches connexes impliquant un soutien administratif, à la demande de la Directrice Personnes et culture, de la gestionnaire, Milieu sécuritaire et de la Directrice des communications et de la promotion de la Mission***

**Soutien à la base de données **(20 % du temps)- Assister le/la Directeur(trice) du développement philanthropique dans la création et la mise à jour de la base de données principale des contacts de l'Archidiocèse.****:

- Effectuer des vérifications régulières de tous les sites web et des médias sociaux pour détecter les inexactitudes dans les informations de contact et les heures d'ouverture, mettre à jour ces informations si nécessaire et informer les autres membres de l'équipe de communication et de promotion de la mission de toute irrégularité**.**:

- Aider les autres membres de l'équipe lorsqu'ils ont des difficultés à trouver des informations dans la base de données.
- Tenir à jour la liste des contacts avec les médias pour l'équipe chargée de la communication et de la promotion de la Mission.
- Extraire des listes de la base de données en cas de besoin pour aider le bureau de l'Archevêque, ainsi que l