Agent(E) de Soutien Administratif Classe Principale - Montréal, Canada - Cégep du Vieux Montréal

Cégep du Vieux Montréal

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Montréal, Canada

4 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre d'emploi:
- Agent(e) de soutien administratif classe principale- Numéro de référence:
- C Catégorie d'emploi:
- Soutien administratif- Direction:
- Direction des ressources humaines- Service:
- Ressources humaines- Nom du supérieur immédiat:
- Isabelle Bellemare- Entrée en fonction prévue:
Un cégep ouvert d'esprit-
- Description:
- NATURE DU TRAVAIL
- Sous la responsabilité de la gestionnaire administrative, l'agent de soutien administratif classe principale joue un rôle pivot auprès de l'ensemble de l'équipe de la direction des ressources humaines. Il collabore et soutient ses collègues dans plusieurs dossiers diversifiés. Il travaille étroitement avec son collègue agent de soutien administratif classe principale afin de planifier les activités à réaliser. Il entretient des communications régulières avec lui et tous ses collègues.- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS- Accueille le personnel et la clientèle extérieure ;
- Assure le fonctionnement du service en répondant aux appels, messages, courriers et demandes de renseignements d'ordre général ;
- S'acquitte de la correspondance courante et celle destinée aux employés (notamment celle relative aux absences et aux congés) ;
- Procède à l'ouverture et au suivi des dossiers du service, ainsi que ceux des différents comités notamment ; perfectionnement, relations de travail, équipement de protection individuelle ;
- S'assure de l'adhésion et des suivis de demande de modifications aux programmes d'assurances collectives dans le respect des échéances conjointement avec les techniciennes du Service des ressources humaines et la responsable du dossier des assurances au Service des finances ;
- Mets en page, saisie, photocopie et numérise des textes à partir de notes, documents existants ou courriels ;
- Coordonne et organise matériellement les réunions des personnes qu'elle assiste, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires (exemple : comité de perfectionnement et comité de relations de travail) ;
- Fournit les formulaires pertinents et les pièces relatives aux procédés et directives du Collège et les fait signer au besoin ;
- Vérifie, enregistre et classe les documents relatifs à la gestion quotidienne des différents dossiers du service ;
- Mets à jour des tableaux d'information et propose des améliorations aux tableaux utilisés ;
- Gère l'agenda du gestionnaire administratif et des coordonnateurs selon les spécificités de chacun ;
- Voit au classement des dossiers des employés, classe les avis d'absence et prépare différents dossiers pour l'archivage ;
- Met à jour le procédurier ;
- Soutien le coordonnateur qui s'occupe des invalidités, fait la mise à jour d'un tableau de suivi, envoi des formulaires d'assurance de longue durée ;
- Effectue des recherches et des analyses de certains dossiers complexes, en collaboration avec le gestionnaire administratif et les coordonnateurs ;
- Utilise les appareils informatiques ainsi que les appareils du bureau d'usage courant ;
- Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec une option appropriée, notamment en secrétariat, ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
- Avoir six (6) années d'expérience pertinente en lien avec ce poste.

EXIGENCES PARTICULIÈRES- Maîtrise du français parlé et écrit ;
- Excellent sens de l'organisation, souci du détail et grande capacité de jugement ;
- Très bonnes capacités à gérer plusieurs dossiers à la fois et à déterminer les priorités dans les délais prescrits ;
- Possède un sens développé du service à la clientèle et de la communication ;
- Grande capacité à travailler de manière autonome et en interaction avec les différents intervenants ;
- Très bonnes capacités à utiliser des méthodes et des procédures efficientes, à tenir à jour ses dossiers avec rigueur et faire preuve de jugement ;
- Bonne connaissance du traitement, de la saisie et de la disposition des textes.

Tests requis :- Statut de l'emploi:
- Remplacement temps complet- Durée de l'emploi prévue:
- Indéterminée ou jusqu'au retour de la titulaire absente.- Lieu de travail:
- Cégep du Vieux Montréal, 255, rue Ontario Est, Montréal, H2X 1X6- Horaire de travail:
- Lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (flexibilité d'horaire possible)
- Date début de l'affichage:
Date et heure de fin de l'affichage externe:
:00- Échelle salariale:
- 23,12 $ à 28,31 $- Nom du titulaire:
- Catherine Ferré- Nom du prédécesseur:
- Remarques:
- Possibilité de télétravail