Adjointe ou Adjoint de Direction - Ottawa, Canada - University of Ottawa

University of Ottawa

Verified Company

Ottawa, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Type d'emploi:
Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée):
12

Famille d'emplois:
Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir:
1

Faculté/Service - Département:
Bureau d'administration, Cabinet du vice-rectorat aux affaires académiques

Campus:
Campus principal

Affiliation syndicale:
N/A

Date d'affichage:
août 04, 2023

Date de clôture:
août 15, 2023

Heures par semaine:
35

Classe salariale:
Personnel non syndiqué, classe NC5 - 35 heures

Échelle salariale:
$61 802,00 - $75 234,00

Raison d'être du poste

Fournir un soutien administratif au cadre supérieur pour assurer le bon fonctionnement du cabinet et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés.

Responsabilités typiques
- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l'interne et de l'externe. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre supérieur, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer le supérieur lorsque nécessaire.
- Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du cabinet du cadre supérieur en respectant les règles de l'Université et en protégeant l'image du service. Assister aux réunions de la haute direction pour prendre des minutes et rédiger les procèsverbaux afin d'assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le dirigeant principal. Préparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Sénat, le CA et autres comités et sous-comités.
- Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions, des comités et des sous-comités qui sont présidés par le cadre supérieur. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
- Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d'obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les règlements de l'Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d'autres secteurs à l'Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.

Connaissances, expérience et habiletés
- Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
- Au moins cinq (5) années d'expérience manifestée dans un rôle semblable.
- Expérience en rédaction administrative bilingue, très bonne connaissance de la grammaire
- Très bonne connaissance des logiciels informatiques
- Sens de l'organisation, d'autonomie et de jugement
- Excellentes aptitudes en communication
- Bilinguisme
- Ce poste pourrait faire l'objet d'une entente de télétravail. Consultez les lignes directrices sur le télétravail.

Consultez les lignes directrices sur le télétravail

LI-Hybrid

Compétences clés à l'Université d'Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa:
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives.