Adjointe Administrative - Edmundston, Canada - Universite De Moncton

Universite De Moncton

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Edmundston, Canada

3 weeks ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Titre du poste- Adjointe administrative- Période de l'emploi- Régulier- Campus- Edmundston- Type- Personnel professionnel- Secteur- Vice-rectorat et Service des finances- Fonction et information générale- SOMMAIRE DE LA FONCTION
- La personne affectée à ce poste est responsable des comptes fournisseurs. De plus, elle effectue le travail de secrétariat lié au vice-rectorat. Elle rédige la correspondance, les rapports, ou d'autres documents.
- DESCRIPTION DES TÂCHES
- Soutien à l'administration
- Saisir les bons de commande à l'ordinateur;
- Codifier, réviser et saisir à l'ordinateur les factures à payer;
- Assembler les documents du « Chkrun » et fait le classement des factures payées;
- Répondre aux demandes de renseignements des fournisseurs reçues par téléphone et par courrier électronique;
- Sortir et numériser les factures pour les réclamations de la CESPM et des autres fonds;
- S'occuper de la réception des colis;
- Être responsable de la réservation des locaux (client externe) incluant le local 105 avec le CCNB;
- Être responsable de la gestion des véhicules de l'UMCE : dossiers de conduite/liste des conducteurs/renouvellement immatriculations des véhicules et compilation des journaux de bord;
- Saisir les factures à l'ordinateur en l'absence de l'agente de soutien administratif;
- Exécuter, s'il y a lieu, d'autres tâches générales de bureau, notamment préparation de rapports pour les services administratifs;
- Appuyer la numérisation des dossiers du personnel et mettre à jour les dossiers employés sur DocuShare; et
- Appuyer le Service des finances dans les activités de fin d'année;
- Faire la compilation des nouvelles demandes budgétaires CESPM;
- Faire la compilation TSNB (vérification des statuts des fournisseurs); et
- Autres demandes au besoin.
- Soutien au vice-rectorat
- Accueillir la clientèle qui se présente au bureau;
- Préparer, faire la mise en page et saisir à l'ordinateur des lettres et des documents;
- Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes à l'usage grammatical;
- Planifier et organiser les événements liés au vice-rectorat tels que les réunions des gouverneurs, le coquetel dinatoire lors de la collation des grades, la pause-café du vice-recteur, la fête de reconnaissance des employés, etc.
- Établir et tenir des systèmes de classement;
- Répondre aux appels téléphoniques et transmettre les messages, s'il y a lieu; et
- Recevoir et distribuer le courrier postal et/ou électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements au vice-recteur et aux services administratifs.- Particularités- Scolarité
- Diplôme universitaire en administration des affaires (DAA); ou
- Diplôme d'études collégiales en gestion de bureau.

Expérience
- Au moins deux années d'expérience pertinente.

Autres compétences
- Maitrise du français oral et écrit et une bonne connaissance de l'anglais oral et écrit;
- Maitrise du système d'exploitation Windows et de la suite Office de Microsoft; et
- Capacité de travailler en équipe.
- Salaire- Le traitement annuel est établi selon la formation et l'expérience.- Fermeture du concours- 16 juin 2023- Entrée en fonction- Dès que possible- Personne ressource- Kevin Roussel- No. de téléphone Numéro de référence- E Imprimer

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