New Administrative Assistant, Air Service - Edmonton, Canada - Edmonton Airports

Edmonton Airports

Verified Company

Edmonton, Canada

1 week ago

Posted by:

Sophia Lee

beBee Recruiter

Description

Reporting to the Director, Air Service Development, the Administrative Assistant is accountable for providing superb administrative support to the Air Service Development department. We are looking for a responsible, highly efficient individual with focus on customer service, maintaining order along with a positive attitude and approach to their work style. This position leads in integrating and facilitating administrative services for the business unit by supporting numerous very busy team members. Excellent time management, outstanding organizational and above par attention to detail skills are paramount for success.

Relevant de la direction, Développement des services aériens, l'adjoint-e administratif-ve est responsable d'offrir du soutien administratif de qualité au service du développement des services aériens. Nous recherchons une personne responsable, très efficace, axée sur le service à la clientèle et le maintien de l'ordre qui possède une attitude et une approche positives pour son style de travail. La personne titulaire de ce poste dirige l'intégration et la prestation des services administratifs pour l'unité fonctionnelle en appuyant de nombreux-euses membres de l'équipe très occupé-e-s. Une excellente gestion du temps, un sens aigu de l'organisation et un grand souci du détail sont indispensables pour réussir à ce poste.
- Plan, support and provide communications support for multiple department leaders, handling matters of a confidential and time sensitive nature.
- Serve as the initial point of contact for multiple departments for document management, including file maintenance, project reports, expense reports, and event documentation.
- Assist in the preparation of annual divisional budgets and maintain expenditure tracking, interpret variance reports, and advise the Directors of potential forecast problems.
- Prepare invoices which include PO creation and processing payments.
- Ensure office supplies are ordered and organized.
- Coordinate and respond to customer inquiries - in person and electronically
- Coordinate outgoing mail, and monitor/deliver incoming mail as needed.
- Ensure the successful coordination and facilitation of meetings and events as required, including appropriate coordination of resources (facility, room set-up, speaker, etc.), presentation, agenda and minute preparation.
- Coordinate key team projects, and provide project assistance to ensure timely communication of information, and emerging issues receive priorities as applicable.
- Planifier, appuyer et fournir un appui en matière de communication à plusieurs responsables de service, en traitant de questions de nature confidentielle et sensible au facteur temps.
- Servir de point de contact initial pour plusieurs services en ce qui concerne la gestion des documents, y compris la tenue des dossiers, les rapports de projet, les rapports de dépenses et la documentation relative aux événements.
- Aider à la préparation des budgets annuels des divisions et assurer le suivi des dépenses, interpréter les rapports sur les écarts et conseiller les directions sur les problèmes potentiels liés aux prévisions.
- Préparer les factures, y compris créer des bons de commande et traiter des paiements.
- Veiller à la commande et à l'organisation des fournitures de bureau du service.
- Coordonner les demandes des client-e-s et y répondre, en personne et par voie électronique.
- Coordonner le courrier sortant et contrôler/livrer le courrier entrant au besoin.
- Assurer la coordination et l'animation de réunions et d'événements selon les besoins, y compris la coordination appropriée des ressources (installation, aménagement de la salle, etc.), des fournisseurs externes/traiteurs, de la présentation, de l'ordre du jour et de la préparation des procès-verbaux.
- Coordonner les projets clés de l'équipe et offrir une aide aux projets afin d'assurer la communication en temps utile des renseignements et des questions émergentes, recevoir les priorités le cas échéant.

**Special Requirements**:

- Post Secondary Certificate or Diploma in Business Administration
- Minimum 3 years' experience in administration, equivalent combination of service and administrative experience will be considered
- Cross-cultural skills; A second language is an asset - preference given to Mandarin
- Demonstrated experience with supporting multiple team members
- Extremely high accuracy and attention to detail
- Entry level knowledge of Canadian airport business systems would be considered an asset
- Effectively administer budget and expense allocations
- Capture key discussion and decisions to accurately produce formal minutes
- détenez un certificat ou diplôme postsecondaire en administration des affaires.
- possédez au moins trois ans d'expérience en administration des affaires; une combinaison équivalente d'expérience dans le domaine des services et de l'administration s